**Remarque: Seuls les citoyens de la République Démocratique du Congo (RDC) peuvent prétendre à ce poste**
Résumé du Poste:
Le (la) Front Desk Receptionist, basé (e) à Kinshasa, participera au bon fonctionnement du projet CART, en aidant aux tâches administratives et en couvrant les responsabilités de réceptionniste. Ce poste relèvera de la supervision du Directeur Administratif et Financier.
Responsabilités:
Jouer le rôle de premier point de contact des visiteurs, les accueillir et les guider tout en veillant au respect des directives de sécurité et des politiques du bureau concernant l’accès à l’enceinte des bureaux et aux espaces de travail.
S’assurer que les informations sur les visiteurs, y compris le registre, sont remplies, signées et tenues à jour
Gérer les communications externes, y compris les correspondance entrantes et sortantes, enregistrer les mouvements, les appels téléphoniques et les transférer à la personne appropriée si nécessaire
Gérer l’utilisation de la salle de réunion du bureau, en s’assurant que tout l’équipement est prêt à l’emploi à tout moment
Appuyer l’organisation des réunions et ateliers de formation prévus dans l’enceinte bureau de Kinshasa
Aider à la prise de notes pendant les réunions, préparer et soumettre les rapports de réunion à temps
Superviser les tâches quotidiennes des agents de nettoyage et contribuer au maintien d’un environnement et d’une atmosphère de travail agréables en veillant à la propreté du bureau.
Aider aux tâches administratives y compris le secrétariat, la numérisation, le classement et l’archivage des documents de projet conformément aux directives MSI.
Aider aux tâches logistiques lies à l’organisation des voyages, y compris les réservations de vols et d’hôtels, la rédaction et la soumission des ordres de mission, et la gestion des stocks.
Effectuer d’autres tâches connexes au besoin pour soutenir les opérations globales de l’organisation.
Qualifications:
Diplôme national d’études supérieures de niveau Bac + 3 en administration, en secrétariat, gestion ou dans une discipline similaire est exigée.
Minimum trois années d’expérience dans l’administration, le secrétariat, la logistique et/ou la gestion opérationnelle, de préférence dans une organisation internationale est requise.
Expérience de travail sur des contrats financés par le gouvernement des États-Unis est préférable.
Expérience de travail avec une équipe de sécurité sur des tâches liées à la sécurité de bureau est un atout.
Connaissance des programmes de Microsoft Office Suite, y compris Word, PowerPoint et Excel, requise.
Capacité à hiérarchiser, mettre en œuvre et gérer les tâches de manière proactive et indépendante tout en travaillant au sein d’une équipe est requise.
Capacité à travailler dans un environnement en évolution rapide tout en restant flexible, positif et accessible est requise.
Ability to work collaboratively and build effective working relationships with clients, subcontractors, partners, vendors, and colleagues required.
Capacité à travailler en collaboration et à établir des relations de travail efficaces avec les clients, les sous-traitants, les partenaires, les fournisseurs et les collègues requise.
Solides compétences organisationnelles requises.
Maîtrise du français écrit et oral requise. La maîtrise professionnelle de l’anglais est préférée.
