Postuler avant 05 décembre 2024

Job ScheduleFull time

Locations : Tshikapa, Bukavu,  Kindu,  Kalemie,  Bunia, Isiro,  Buta, 

Le PNUD a été identifié comme PR intérimaire pour le programme VIH et tuberculose financé par le Fonds mondial en RDC pour la période du 1er octobre 2024 au 31 décembre 2026. Le PNUD mettra en œuvre le programme en étroite coordination avec les partenaires nationaux, notamment les programmes TB-VIH, les équipes nationales de pharmacie et de laboratoire, les ONG, les partenaires techniques, les agences des Nations Unies, le Fonds mondial (y compris l’agent local du Fonds), le CCM (Instance de Coordination National), l’équipe d’appui du GFPHST et les unités des programmes et opérations du PNUD. La gestion du programme sera effectuée conformément aux règles, politiques et procédures du PNUD, aux accords de subvention et aux accords entre le PNUD et le Fonds Mondial.

Sous la supervision hiérarchique des Coordonnateurs des bureaux provinciaux de Goma, Kisangani et Kananga suivant la province couverte et le lien fonctionnel du Finance Spécialiste, l’Associé(e) Administratif(ve) et Financier(e) au niveau de chaque province est chargé de garantir la plus grande efficacité dans la gestion des ressources financières ; la fourniture d’informations financières précises, soigneusement étudiées et documentées ; la prestation efficace des services financiers ; et l’utilisation et la gestion transparentes des subventions du FM. Dans chaque province, l’Associé(e) Administratif(ve) et Financier(e) assurant une coordination étroite avec les équipes des autres provinces et au niveau du Bureau national pour la gestion efficace du budget du programme.

L’Associé(e) Administratif(ve) et Financier(e) travaillera principalement en étroite collaboration avec les sous-bénéficiaires (SR) et les sous-sous-bénéficiaires (SSR) du PNUD pour assurer la mise en œuvre et la supervision réussies des ressources du programme FM et des performances de la province couverte en matière de finances.

Description des Tâches

L’Associé(e) Administratif(ve) et Financier(e) exécutera les tâches suivantes :

1. Participer à la conformité des processus financiers, des informations et rapports financiers et du suivi des audits avec les règles, règlements, politiques et stratégie du Fonds mondial et du PNUD
2. Contribuer à la mise en œuvre des stratégies et procédures opérationnelles
3. Gérer le budget de la subvention au niveau provincial, et effectuer le suivi budgétaire
4. Assurer un suivi budgétaire rapproché des sous récipiendaires et autres partenaires de mise en œuvre, et renforcer leurs capacités

Participer à la conformité des processus financiers, des informations et rapports financiers et du suivi des audits avec les règles, règlements, politiques et stratégie du Fonds mondial et du PNUD

• Veiller au respect strict du système de contrôle interne selon les règles et procédures du PNUD ;
• Appuyer le point focal Asset du niveau central dans la tenue du registre des équipements achetés dans le cadre du Fonds Mondial, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Veiller au respect des règles et procédures comptables et de passation des marchés ;
• Contribuer à l’analyse financière et le suivi des ressources de la subvention et à fournir une analyse de qualité au personnel de l’unité de gestion et au bureau pays, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Contribuer à la planification et au suivi mensuel des dépenses selon les règles, politiques et procédures du PNUD, sur la base des accords de subvention et accords corporatifs entre le PNUD et le Fonds Mondial, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Valider mensuellement les dépenses exécutées par le/les sous récipiendaire(s) et remonter au Finance Spécialiste les recommandations issues des différentes revues ;
• Contribuer à mettre en œuvre un robuste contrôle financier sur tous les process internes pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Appuyer la mise en œuvre de procédures telles que les revues, les réconciliations, afin d’assurer une utilisation économique, efficace et efficiente des ressources de la subvention, de façon à ce que les objectifs de cette dernière soient atteints, en s’assurant que les dépenses soient raisonnables et correspondent aux allocations budgétaires, de façon à éviter les dépenses non conformes.
• Appuyer le rapportage interne et externe, en fonction des besoins du Fonds Mondial et des partenaires. Ce système inclura les données des sous récipiendaires, des prestataires de service et d’assistance technique sous sa responsabilité.
• Réaliser l’archivage de la subvention pour le PNUD, y compris les documents des sous-récipiendaires, fournisseurs, prestataires de service et d’assistance technique.

Contribuer à la mise en œuvre des stratégies et procédures opérationnelles

• Mettre en œuvre un suivi rapproché et une analyse continue de la situation financière, et prépare les prévisions de dépenses de la subvention, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Contribuer à la clôture opportune de la subvention dans le respect des règles du PNUD et du Fonds Mondial, y compris le transfert des actifs ;
• Assurer la transparence des processus financiers et de l’utilisation des fonds, en application des directives du PNUD et du Fonds Mondial pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Conduire la préparation opportune des projections de trésorerie mensuelles de la subvention, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Contribuer aux audits du Bureau d’Audit et D’Enquêtes du PNUD, aux audits des sous récipiendaires, et aux audits du Bureau de l’Inspecteur Général du Fonds Mondial, dans le cadre de l’accord entre le PNUD et le Fonds Mondial. Assurer une mise en œuvre opportune des recommandations des audits quand elles se réfèrent aux domaines financiers, aux actifs de la subvention et la gestion des sous-récipiendaires ;
• Appuyer les demandes de paiements et avances trimestrielles des sous récipiendaires et procéder à leur préparation ;
• Contribuer à l’analyse mensuelle des comptes d’avance et la participation à la clôture annuelle des comptes ;

Gérer le budget d’une subvention, et effectuer le suivi budgétaire :

• Être le point focal du/des sous-récipiendaires sous sa couverture pour la gestion des ressources financières : planification, suivi et contrôle des ressources suivant les règles du PNUD ;
• Contribuer à l’élimination des erreurs dans la gestion budgétaire de la subvention ;
• Contribuer à la conformité des opérations avec le mécanisme de contrôle interne, en s’assurant que les vouchers soient correctement traités, les transactions correctement enregistrées et publiées dans Quantum. Signaler régulièrement les anomalies telles que les erreurs de budget check, les vouchers non approuvés, à son superviseur ;
• Préparer et assister aux réunions de revue trimestrielle avec les sous-récipiendaires en coordination avec les autres collègues de l’unité de gestion ;

Assurer un suivi budgétaire rapproché des sous récipiendaires et autres partenaires de mise en œuvre, et renforcer leurs capacités :

• S’assurer que les avances aux sous-récipiendaires et les paiements directs effectués en leur nom sont correctement analysés, traités et payés dans les délais. S’assure que les transactions sont correctement et ponctuellement enregistrées ;
• Contribuer à harmoniser les pratiques de rapportage et de comptabilité des sous-récipiendaires, en particulier en ce qui concerne la budgétisation et les indicateurs clés de performance budgétaire ;
• Appuyer le processus d’audit des sous récipiendaires, en particulier durant la phase de préparation et en s’assurant que les recommandations d’audit sont suivies conformément au rapport d’audit.

Appuyer le renforcement des capacités des sous bénéficiaires

• Assurer le suivi et la mise à jour du plan de renforcement des capacités
• Effectuer quotidiennement le travail de conseil et de renforcement des capacités des sous-récipiendaires et autres partenaires de la subvention, sur les thèmes de gestion financière, gestion des actifs, contractualisation, problèmes bancaires, budgétisation, comptabilité et rapportage ;
• Appuyer en continu les unités finance des sous récipiendaires, en particulier pour la liquidation des avances
• Participer aux formations en finance pour le personnel des opérations des SRs ;
• Assurer la synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques en matière de finances

Le titulaire du poste exécute tout autre tâche dans le cadre de son profil fonctionnel, si cela est jugé nécessaire pour le bon fonctionnement du projet.

Arrangement Institutionnel

IL/Elle est placé(e) sous la supervision hiérarchique des Coordonnateurs des bureaux provinciaux de Goma, Kisangani et Kananga suivant la province couverte et le lien fonctionnel du Finance spécialiste.

Pour Postuler :

Les candidats intéressés sont priés d’aller au site du PNUD https://estm.fa.em2.oraclecloud.com/hcmUI/CandidateExperience/fr/sites/CX_1/job/22233  et soumettre leurs candidatures au plus tard le 05 décembre 2024.