Description de la fonction

En tant que Coordinateur de la cellule Marchés Publics : 

• Vous assurez pour le compte des programmes et/ou des interventions mis en œuvre une gestion adéquate du processus des marchés publics ainsi que des mécanismes de contrôle, le développement des outils et des compétences y afférents afin de mener à bien les dossiers des Marchés Publics (MP) au sein des programmes/interventions, 
• Vous coordonnez la cellule des Acheteurs publics de la Représentation à Kinshasa,
• Vous assurez la gestion administrative relative à votre domaine d’expertise afin de mener à bien les dossiers des Marchés Publics (MP) des programmes : 
  • Vous assurez le suivi et l’encadrement de A à Z des dossiers MP des programmes/interventions, 
  • Vous assurez ou appuyez la rédaction du volet juridico-administratif des dossiers MP,
  • Vous assurez le suivi des dossiers MP auprès des instances compétentes,
  • Vous assurez le traitement, le suivi, l’évaluation et le rapportage lié aux dossiers MP, 
  • Vous assurez ou appuyez l’élaboration des planifications, entre autres le plan de passation des marchés publics pour les programmes, 
  • Vous assurez la publication nécessaire dans les canaux de publication applicables (site web Enabel, journaux officiels),
  • Vous centralisez tous les documents et informations de manière exhaustive et structurée dans un dossier,
  • Vous assurez ou appuyez l’exécution des tâches administratives y afférentes (rédaction de lettres, classement, prise de notes…).
• Vous utilisez et accroissez votre expertise en matière de la passation des marchés publics (MP) afin de pouvoir conseiller les programmes/interventions de façon adéquate : 
  • Vous effectuez des analyses sur la gestion des dossiers MP,   
  • Vous faites des recommandations pour les rapports de suivi,
  • Vous accompagnez et/ou remplacez le Coordonnateur Contractualisation, Logistique & IT/ECA et/ou les programmes/interventions lors de réunions et rencontres sur la problématique des différents dossiers MP, 
  • Vous étudiez le cadre réglementaire et autres documents ayant trait aux marchés publics, 
  • Vous rédigez des documents d’information à destination des équipes des programmes/interventions,
  • Vous fournissez des conseils sur la bonne gestion des dossiers MP,    
  • Vous capitalisez les bonnes pratiques et en assurez la bonne diffusion, 
  • Vous assistez les projets dans leur dialogue avec les autorités locales, notamment avec les instances nationales de contrôle
  • Vous assurez le suivi et le traitement des litiges.

• Vous veillez au respect par les programmes/interventions des dispositions prévues en matière de planification, de monitoring et de rapportage sur les différents types de contrats afin d’en assurer le déroulement en bonne et due forme :    
  • Vous gérez les registres des dossiers MP, 
  • Vous veillez au respect par les programmes/interventions des dispositions prévues en matière de planification et de rapportage sur les marchés publics, et vous analysez les documents soumis par ceux-ci,
  • Vous assurez la fonctionnalité du processus de monitoring périodique sur le portefeuille global des dossiers importants/critiques ainsi que l’analyse et le rapportage à destination du Coordinateur Contractualisation, Logistique & IT et ECA, 
  • Vous réalisez des plans d’action et suivre leur mise en œuvre, 
  • Vous assistez au suivi des questions soulevées par les audits de projets et ceux de la Cour des comptes, ainsi que de la mise en œuvre des recommandations/actions en découlant,
  • Vous assurez un monitoring sur l’évolution du cadre légal, réglementaire, procédural en matière des dossiers MP.
• Vous veillez continuellement à l’optimisation des procédures et outils utilisés afin de permettre une gestion efficace des dossiers MP :
  • Vous développez des mécanismes et outils de gestion propres aux besoins des programmes/interventions permettant d’améliorer l’efficacité, l’efficience et la gestion des risques en la matière, 
  • Vous développez des banques de données (fournisseurs, entrepreneurs, prestataires de services, etc.) et vous en assurez la fonctionnalité,
  • Vous développez et suivez les accords-cadres et contrats-cadres dans tous les domaines pertinents pour les programmes de Enabel,
  • Vous développez de nouveaux instruments et canevas, vous les rendez intégrables et vous les adaptez aux besoins,
  • Vous analysez et formulez des propositions d’amélioration de la transparence organisationnelle et de la gestion des dossiers MP (proposer et développer des outils adéquats).
• Vous veillez au développement continuel des capacités de l’équipe au sein des programmes/interventions afin d’assurer une gestion optimale des processus des marchés publics basée sur des connaissances actualisées : 
  • Vous développez le programme, les modules et supports de formation pour la formation initiale des équipes en matière de gestion des marchés publics, 
  • Vous identifiez les thèmes devant faire l’objet d’un recyclage ou d’une formation spécialisée et élaborer sur cette base des programmes de formation continue, ainsi que les modules/supports y afférents, 
  • Vous donnez les formations initiales et continues,  
  • Vous organisez et encadrez les formations qui seraient données par des tiers,
  • Vous développez une banque de données des connaissances, de manière à ce que toutes les informations pertinentes soient à la disposition des collègues et vous tenez ces informations à jour.

• Vous suivez et révisez les tâches effectuées en matière de marchés publics par les équipes de gestion des programmes afin d’assurer le respect des principes et des dispositions applicables en matière de gestion des contrats :
• Vous révisez les documents soumis à chaque stade du processus contractuel (plans de passation, cahier des charges, contrat, procès-verbaux. …) et vous en discutez, 
• Vous éclairez les collègues sur le sujet traité, 
• Vous fournissez des conseils aux collègues,
• Vous assurez l’orientation des tâches administratives,  
• Vous assurez le contrôle à priori et vous fournissez les avis de non-objection selon les seuils applicables en fonction des législations concernées
• Vous gérez l’équipe dont vous êtes le responsable hiérarchique afin de disposer de personnel qualifié et motivé :
• Vous mettez en place une organisation adéquate en termes de rôles et responsabilités,
• Vous garantissez le respect des règles et procédures définies par le siège,
• Vous fixez les objectifs et les priorités des collaborateurs,
• Vous contribuez au recrutement des collaborateurs,
• Vous motivez, encadrez, suivez et évaluez les collaborateurs, 
• Vous créez un climat de confiance et de responsabilisation,
• Vous développez les compétences des collaborateurs,
• Vous favorisez l’ambiance interne et vous gérez les conflits au sein de l’unité.

Votre profil

• Nationalité : Congolaise 
• Licence (Bac + 5) d’études universitaires en lien avec la gestion logistique et/ou la sécurité.
• Vous avez une avez une expérience professionnelle avérée d’au moins 5 ans (cinq ans)  en gestion des marchés publics,
• Vous avez une expérience des systèmes et outils en matière de marchés publics ou gestion administrative,
• Vous avez une bonne connaissance de la législation belge et/ou européenne concernant les marchés publics, 
• Vous avez des connaissances avérées des procédures d’achat et des bases de la gestion des stocks,
• Vous êtes capable de lire et de comprendre les spécifications techniques des matériaux, 
• Vous avez les connaissances de base des normes de qualité et de sécurité,
• Vous avez une expérience avérée des systèmes et outils en matière de marchés publics ou gestion administrative, 
• Vous avez de l’expérience dans une ONG/agences bilatérales, 
• Vous avez des connaissances de base de la comptabilité, 
• Vous avez une grande capacité organisationnelle : méthode, planification, respect des délais, grande disponibilité d’horaire face aux imprévus
• Vous avez le sens des responsabilités et vous êtes capable de prendre des décisions, 
• Vous avez de très bonnes capacités  de communication et vous avez l’esprit d’équipe, 
• Vous êtes réactif et vous savez anticiper 
• Vous êtes apte à travailler en équipe dans un environnement multiculturel,
• Vous avez une très bonne connaissance des outils informatiques usuels (Word, Excel, Powerpoint et Outlook), 
• Vous avez une excellence connaissance de la langue Française et une bonne connaissance de la langue Anglaise ainsi que les langues nationales du pays.  

Nous vous offrons

• Une fonction passionnante et diversifiée dans un environnement international.
• Un contrat à durée indéterminé basé à Kinshasa.
• Un package salarial comprenant le salaire mensuel brut correspondant à nos barèmes (A4) comprenant un salaire attractif et en plus des primes légales, un 13ème mois, un pécule de vacances, une prime de rentrée scolaire et un panier de fin d’année.