Poste                            : Assistant Administratif & Ressources Humaines

Lieu du poste              : Lubumbashi /Haut Katanga 

Superviseur                 : Senior Finance  Officer

Manager Technique  : HR & Admin. Manager

Durée : 12 mois  

Description du projet : 

FHI 360 est à la recherche de candidatures pour le poste d’un/une assistant(e) Administratif (ve) pour le projet « Atteindre les objectifs et maintenir le contrôle épidémique (EpiC) » en RDC.  EpiC est un projet mondial de cinq ans, financé par le Plan d’urgence du président américain pour la lutte contre le sida (PEPFAR) et l’Agence américaine pour le développement international (USAID). EpiC RDC fournit une assistance technique efficace axée sur les résultats, ainsi qu’une prestation de services directe adaptée au contexte et à l’épidémiologie, pour développer, renforcer et pérenniser les services et les systèmes de lutte contre le VIH à long terme. En RDC, EpiC touche en particulier les populations clés (‘KP’) ainsi que les populations prioritaires (PP) et populations les plus à risques. EpiC travaille dans les provinces de Kinshasa, du Haut Katanga et Lualaba. 

En outre, le projet EpiC a aussi la responsabilité de renforcer la qualité de services VIH/SIDA à travers une plateforme de sante intégrée qui réduit la transmission et le fardeau du VIH /SIDA pour la population générale et celle le plus à risque dans la zone de sante de Sakania.

DESCRIPTION DU POSTE : 

Description de l’emploi :

L’assistant(e) Administratif(ve) et HR gérera et exécutera des fonctions administratives complexes et confidentielles pour assurer le bon déroulement des opérations exécutives lui assignées et fournir un soutien administratif et de secrétariat au bureau du projet EpiC à Lubumbashi. Il/elle gérera et fournira un soutien direct au Conseillé technique clinque et coordonnera l’assistance au bureau du Conseillé technique clinque dans toutes les questions administratives.

Responsabilité du poste :

• Gérer toutes les correspondances entrantes et sortantes, des rapports, des courriels, leur archivage, tout en assurant la dissémination des informations au sein de l’organisation
• Tenir les inventaires périodiques du bureau Lubumbashi à jour
• Rédiger la correspondance et les rapports demandés. Enregistrer les procès-verbaux des réunions et les diffuser parmi le personnel du bureau de pays
• Aider l’équipe des opérations à fournir un soutien logistique pour les ateliers et les formations.
• Assurer la rédaction, la révision et la diffusion de tous les procès-verbaux des réunions et assurer la qualité
• Travailler en étroite collaboration avec la gestionnaire Administrative& ressources Humaines de la FHI360 pour ce qui concerne les dossiers Ressources humaines et administratives.
• Classer les copies des dossiers du personnel pour les auditeurs externes.
• Suivre les différents congés des employés EPIC (Congé des circonstance, Maladie, annuel, etc.)

• Répondre de manière autonome et précise aux demandes du Centre de service aux employés (ESC) de FHI 360.  Lorsqu’il y a changement des informations sur le staff du projet EPIC.
• Participer au traitement des formulaires et des mises à jour du système concernant les nouveaux employés, les changements de statut, les évaluations de performance, les changements d’avantages sociaux, les licenciements, etc.  

• S’assurer de l’exactitude des données relative aux employés dans le système du personnel en communiquant tout changement aux gestionnaire nationale des Ressources humaines. 
• Assurer que tous les bulletins de paie des employés du projet EPIC sont signés ensuite classés au niveau du bureau de Lubumbashi.  Les copies sont envoyées au bureau National.
• Préparer les variables des paies chaque le 10 du mois.  
• Dirige l’orientation des nouveaux employés et peut aider au processus de séparation avec l’appui de HR Nationale.  

• Avec le soutien du Gestionnaire National RH & Administratif il/elle participe aux programmes de formation et de développement, selon les besoins.  
• Assister la gestionnaire nationale des Ressources Humaines à compléter les formulaires des logiciels TESS ou Workday lors des recrutements et modifications de contrats. 
• Assister avec les services des avantages sociaux, de la paie et des comptes créditeurs pour s’assurer que les procédures et les processus liés aux RH sont traités et résolus en temps opportun.  
• Fournir un soutien administratif au personnel pour les photocopies et les scans.   

• S’assurer que tous les formulaires sont toujours disponibles et mis à jour.  
• S’assurer de l’enregistrement de l’utilisation de la papeterie pour les commandes mensuelles (papiers de photocopie, papiers pour tableaux de conférence, papeterie pour les ateliers et pour le bureau, etc.).  
• Maintenir des systèmes de classement appropriés, en veillant à ce que les documents soient facilement accessibles selon les besoins.  

• S’assurer que les bureaux sont toujours propres et aménagés pour le personnel y compris la coordination des réparations des biens de l’organisation et de l’entretenir.  
• S’assurer que le bureau dispose suffisamment d’eau et de produits de nettoyage.   
• Effectuer des tâches supplémentaires comme assignées par la directionConnaissances, compétences et capacités :• Compétences considérables en communication orale et écrite.• Capacité à communiquer efficacement et avec tact avec tous les niveaux du personnel, les représentants des donateurs et des organismes collaborateurs, des personnes de cultures diverses et le public.

  • Capacité à négocier avec tact.

  • Initiative et discrétion dans le jugement et la gestion des questions confidentielles, des documents et des questions sensibles.

  • Ingénieux grâce à la technologie, aux compétences en recherche et à l’établissement de relations entre plusieurs équipes et unités organisationnelles et organisations professionnelles pour résoudre les problèmes et amorcer des améliorations.

  • Maîtrise des compétences en secrétariat pour inclure la grammaire, l’orthographe et la relecture.

  • Maîtrise des logiciels Word, PowerPoint et Excel.

  • Capacité à travailler de manière autonome et à organiser, coordonner et traiter efficacement les affectations de travail, tout en accordant une attention aux détails.

  • Avec une supervision minimale, gérer efficacement le flux de travail à volume élevé.

  • Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à définir des priorités. Capacité à gérer une charge de travail exigeante.

  • Capacité d’anticiper le support technique et administratif requis.

  • Capacité de rechercher et d’obtenir des informations de diverses sources.

  • Possibilité de voyager dans les diverses zones d’activité du projet si nécessaire

  Qualifications et exigences :

  • Être détenteur d’un diplôme de licence en administration des affaires ou son équivalent reconnu et 3 ans d’expérience pertinente.

  • Connaissance des compétences administratives et / ou de secrétariat indispensable.

  • Expérience en tant qu’adjointe administrative, de préférence dans une grande organisation complexe.

  • La connaissance des programmes financés par l’USAID et des organisations non gouvernementales en RDC serait un plus.

  Les candidatures féminines sont à encourager.

  Dépôt des candidatures 

  Les candidats intéressés sont priés de faire parvenir leurs candidatures à partir de l’adresse du site web de l’organisation suivante : https://www.fhi360.org/careers tout en complétant

  les documents ci-dessous  :  

• une lettre de motivation
• un Curriculum Vitae détaillé (titre, fonctions occupées, période, tâches et responsabilités et 3 personnes de référence)  

This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.

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