Assistant (e) à la Gestion de l’Information

Location : Kinshasa, CONGO, DEM. REPUBLIC
Application Deadline : 18-Jun-22 (Midnight New York, USA)
Additional Category : Management
Type of Contract : FTA Local
Post Level : GS-6
Languages Required :
French
Starting Date :
(date when the selected candidate is expected to start) 01-Sep-2022
Duration of Initial Contract : 12 MOIS

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint chargé des Affaires Humanitaires.

En République Démocratique du Congo, OCHA a le mandat de la coordination inter-agences de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies. OCHA a la responsabilité spécifique dans la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement de la République Démocratique du Congo et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources.

Dans sa structure opérationnelle, le bureau de OCHA comprend un Bureau national à Kinshasa, des Sous bureaux de terrain ainsi que des antennes.

Le Bureau pays de OCHA en RD Congo a mis en place une unité gestion de l’information dans le but de renforcer l’analyse et l’aide à la décision. A travers le renforcement de la collecte, du traitement et de la dissémination de l’information, l’unité sert à accroître la capacité du bureau à assurer une coordination efficace et précise.

Ce poste est initialement attaché à la Section de Gestion de l’Information (IMS) à Kinshasa mais il peut, à l’avenir, être transféré dans d’autres localités selon les besoins opérationnels de l’Organisation.

L’Assistant (e) à la Gestion de l’Information fournit un appui technique dans la collecte et l’encodage des données. Il travaille sous la supervision technique du chef de la section Gestion de l’Information (IM) et la supervision générale du chef de bureau de OCHA à Kinshasa.

Dans l’exercice de ses fonctions, il doit être digne de confiance et faire preuve d’une grande discrétion, faisant preuve d’un sens élevé de responsabilité.

Duties and Responsibilities

Faire une analyse de données sur l’accès et produire l’infographie sur l’accès;
Elaboration des documents HNO/HRP;
Mise en place et gestion de la plateforme RPM, de suivi de la réponse humanitaire;
Travailler à l’appui des clusters sur les données nourrissant outils de suivi de la réponse RPM et FTS;
Participer à la gestion des applications et sites web de l’organisation ;
Assurer le support technique des utilisateurs des applications et sites web ;
Effectuer les sauvegardes régulières des données et des applications;
Enregistrer les avis des utilisateurs et faire des recommandations sur les éventuelles améliorations des applications;
Signaler les disfonctionnements et anomalies des applications et sites web;
Traiter dans le délai imparti les requêtes de partenaires;
Préparer les cartes sous diverses formes pour l’inclusion dans des produits du bureau OCHA et la distribution à la communauté humanitaire ;
Créer des infographies à la demande;
Travailler à la mise en place d’outils standardisés à travers la création des templates;
Aider les membres de la communauté humanitaire avec l’impression de cartes et d’autres services pour lesquels ils ne disposent pas de ressources propres ;
Gérer la banque de cartes, l’inventaire et le catalogue des produits ;
Mettre à jour la partie cartothèque du site web en collaboration avec les autres membres de la section;
Etre le point focal pour la gestion de la liste des contacts : collecte et mise à jour des contacts, et des listes de distribution, en collaboration avec les autres unités du bureau;
Collecter les données du Qui-Fait-Quoi-Où projets et en assurer la compilation;
Produire un document sur le Qui-Fait-Quoi-Où et Répertoires de contacts;
Concevoir des infographies thématiques;
Assurer la mise à jour des statistiques dans la base de données;
Etre le point focal chargé des bases de données;
Télécharger les rapports sur les sites web gérés par OCHA;
A la demande des autres unités du bureau, assister à la préparation de documents de référence, briefings, réunions, présentations Power Point, documents de travail, matrices, rapports etc.
Toute autre tâche ponctuelle, demandée par le superviseur, ne dépassant pas ses compétences et ses aptitudes.

Competencies

Professionnalisme : Connaissance et compréhension des questions d’assistance humanitaire, de secours d’urgence et des questions de droits de l’homme connexes. Aptitude à travailler dans des circonstances contraignantes dans un cadre stressant ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; savoir rester serein et efficace dans des situations difficiles. Encourager l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités. Aptitude à tenir les délais impartis, à respecter le budget convenu et à se tenir aux normes ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation.

Aptitude à la communication : Savoir bien s’exprimer oralement et par écrit ; aptitude à écouter les autres, à bien les comprendre et à donner suite comme il convient ; savoir poser des questions aux fins de clarification et à favoriser le dialogue ; aptitude à adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse ; aptitude à partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant. Capacité à rédiger des rapports.

Esprit d’équipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun; être disposé à apprendre d’autrui; aptitude à faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel; aptitude à accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; aptitude à partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Souci du client: Aptitude à voir des « clients » en tous les destinataires de services et chercher à voir les choses de leur point de vue; aptitude à établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; aptitude à discerner les besoins des clients et y répondre; aptitude à suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin d’anticiper les problèmes; aptitude à tenir les clients informés de l’avancement des projets; aptitude à tenir les délais de livraison des produits ou de prestation des services.

La capacité de mener une planification stratégique, une gestion basée sur les résultats ainsi que la rédaction des rapports.

Required Skills and Experience

Education : Un diplôme de fin d’Etudes Secondaires exigé. Justifier d’un diplôme supérieur universitaire préférablement en géographie, sciences naturelles, sciences sociales, sciences informatiques, gestion de l’information ou autre secteur pertinent (développement de bases de données et conception web) est souhaité.

Expérience : Minimum six ans d’expérience professionnelle en sciences informatiques, documentation, gestion de l’information ou autre secteur pertinent;

La bonne maîtrise du contexte de sa zone géographique ainsi qu’une expérience avec les SNU

constitueraient des atouts majeurs.

Chaque candidat doit nous faire parvenir, à travers ce lien : « jobs.undp.org » un seul fichier (ZIP, PDF, JPEG ou WORD) comprenant :

• Une lettre de candidature motivée pour le poste (maximum 1 page) ;
• Un formulaire P11 à jour (signé et daté). Le formulaire peut être retiré aux Bureaux de OCHA ou téléchargé ici ;
• Un Curriculum Vitae à jour (maximum 3 pages) ;
• Les attestations d’emploi / expériences professionnelles ;
• Les copies des diplômes ;
• Une attestation de nationalité (ou carte d’électeur/ passeport etc.) ;
• Copies des deux dernières évaluations pour les candidats internes.
• A travers leur lettre de motivation, leur Curriculum Vitae et leurs attestations d’emploi, les candidats doivent démontrer qu’ils possèdent pour chacune des compétences et chacune des tâches les connaissances et les capacités nécessaires pour les assumer. Ils doivent, également, prouver à travers leurs expériences professionnelles qu’ils ont l’expertise nécessaire et adéquate pour remplir ces compétences et réaliser ces tâches.

Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées.

Les Hard copies ne seront pas acceptées.

Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas considérée.

Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération.

OCHA applique une politique de tolérance zéro contre les cas d’exploitation sexuelle, abus sexuels et du harcèlement sexuel:

Selon la Circulaire du Secrétaire général ST/SGB/2003/13, l’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « abus sexuel » toute atteinte sexuelle commise avec force, contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, la menace d’une telle atteinte constituant aussi l’abus sexuel. Le « harcèlement sexuel » implique toute avance sexuelle non souhaitée, toute demande de faveur sexuelle, toute conduite verbale ou physique ou tout geste de nature sexuelle, ou tout autre comportement de nature sexuelle auquel on pourrait raisonnablement s’attendre ou sembler choquer ou humilier. Le harcèlement sexuel peut se produire lorsqu’il interfère avec le travail, devient une condition d’emploi ou crée un environnement intimidant, hostile ou offensant.

OCHA ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit, à aucun stade du processus d’un recrutement