ASSISTANT ADMINISTRATIF

Secteur de tutelle : Field Office

Lieu d’affectation: Kinshasa

Catégorie d’emplois: Sciences exactes et naturelles

Type de contrat : Personnel non permanent

Durée du contrat : 1 année

Recrutement ouvert à : Candidats internes et externes

Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 5-AOUT-2022

Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

Le Projet « Faire de la réserve de biosphère de Yangambi un pôle scientifique d’excellence sur la biodiversité et le Climat » ci dénommé YANGAMBI PÔLE d’EXCELLENCE, est mis en œuvre par l’UNESCO.
Sous l’autorité générale du chef de bureau de Kinshasa et la supervision directe du coordonateur du projet et de l’Administrateur Principal du bureau ;

Le titulaire du poste est notamment appelé à exercer les fonctions suivantes :

1.Aider à la coordination et à la mise en œuvre des activités du projet YANGAMBI PÔLE d’EXCELLENCE « et assurer la rédaction, la révision et l’édition de la correspondance et de tout autre document lié au projet ; préparer les communications internes et les réponses aux demandes en anglais et en français ; analyser, enregistrer et distribuer le courrier ; assurer des contacts réguliers avec les responsables administratifs des agences partenaires et des bureaux hors sièges, des secteurs et des services centraux de l’UNESCO ; préparer des traductions informelles en anglais/français ; et assurer le suivi constant des tâches susmentionnées ;  
 

2. Aider à l’organisation de réunions, de conférences, d’ateliers et d’autres événements liés aux projets susmentionnés ; prendre des dispositions pour les installations et le matériel de réunion, prendre des dispositions pour les déplacements ; préparer la correspondance et rassembler les documents pour les participants et organiser la distribution du matériel de communication des projets et préparer les informations relatives aux événements pour les afficher sur les sites web ;

3.  Aider à la préparation des projets de contrats et de bons de commande ; saisir les détails des contrats à l’aide des systèmes automatisés de gestion financière (FABS/DUO/SISTER) ; assurer leur suivi si nécessaire ; vérifier la conformité des produits livrables et préparer les demandes de paiement ; organiser les missions en préparant les demandes de mission et les dispositions relatives au voyage et à l’hébergement conformément aux règles de l’UNESCO ; 

4. Suivre le règlement financier de toutes les dépenses et faire rapport au responsable du programme. 

5. Aider à la préparation des rapports financiers, le cas échéant

6. Fournir toute autre assistance au Coordinateur du projet, au chargé de projet terrain ou au Spécialiste de programme si nécessaire

COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)

Education 

• Enseignement secondaire. Bonne culture générale.

Expérience professionnelle

• Un minimum de trois (3) à cinq (5) ans d’expérience, y compris une expérience pertinente dans des fonctions d’administration générale

Savoir-faire et compétences 

•    Forte maîtrise des applications informatiques telles que MS Word, Excel, PowerPoint et des logiciels de gestion des données. 
•    Bon sens de l’organisation avec un accent sur la qualité, l’efficacité et l’aptitude à travailler sous pression et dans des délais serrés. 
•    Capacité à travailler en équipe.
•    Flexibilité pour s’adapter aux horaires de travail et aux priorités.
•    Discrétion et capacité à traiter efficacement et avec tact avec des personnes d’origines culturelles différentes.

Langues 

• Excellente connaissance du français et bonne connaissance de l’anglais. 

QUALIFICATIONS SOUHAITEES

Education

•    Des études supérieures seraient un atout

Savoir-faire et compétences 

•    Connaissance des règles et procédures de l’UNESCO ainsi que des pratiques administratives.
•    La connaissance des systèmes financiers de l’UNESCO (FABS, SISTER, DUO) serait un plus.

Expérience

•    Experience avec l’UNESCO et/ou avec une autre organisation des NU serait un atout
•    Experience dans un projet opérationnel