Administration Assistant 2 – Administration Assistant, Kinshasa, Democratic Republic of Congo

Job Identification : 102502

Job Category : Business Operations

Locations : Abt Associates, Kinshasa, CD

Posting Date : 09/29/2022, 08:44 PM

Job Schedule : Full time

Job Description

Aperçu de l’Organisation:

Abt Associates (Abt) est un leader mondial dont la mission est focalisée sur la recherche, l’évaluation et la mise en œuvre de programmes dans les domaines du développement international, de la santé et des politiques sociales et environnementales. Reconnu pour son approche rigoureuse de la résolution de problèmes complexes, Abt est régulièrement classé parmi les 20 meilleures firmes de recherche et l’un des 40 plus grands innovateurs dans le domaine du développement international. La compagnie possède plusieurs bureaux aux États-Unis et des bureaux dans plus de 40 pays. Au service du secteur public et privé, Abt soutient des processus de gouvernance participatifs qui autonomisent les populations et encouragent la responsabilité et la transparence entre les secteurs. Notre impact se fait sentir dans des institutions réactives et inclusives, des communautés autonomes, un accès équitable aux services publics, une meilleure mobilisation et gestion des ressources financières, et des environnements favorables pour la croissance économique et les opportunités.

Opportunité:

Le programme de santé intégré financé par l’USAID pour la RDC (PSI-RDC) soutient la stratégie de l’USAID sur le renforcement des systèmes de santé en RDC. L’USAID cherche à renforcer la capacité des institutions et des communautés congolaises à fournir des services de santé intégrés et de qualité pour améliorer durablement l’état de santé de la population congolaise.

Principaux rôle et responsabilités :

L’Admin Assistant apporte son aide administrative et logistique dans la gestion du bureau au sein du département des opérations, dans le suivi des paiements factures, dans la production de rapports, réservations des billets et logement et ce, conformément aux instructions des opérations du projet

Superviseur Direct : Senior Operations Manager

Responsabilités :

•  Organisé le processus de voyage dans son ensemble, s’assuré que les préparatifs de voyage, le procédures et documentation sont conforme à la politique du projet (réservation Hôtel, pickup et Protocol d’accueil à l’aéroport);
•  Fournir un soutien aux voyageurs dans le processus d’obtention des VISA ;
•  Tenir un bon système de classement des dossiers virtuel et physique ;
•  Assurer un bon suivie des factures et partager une mise a jours réguliers à son superviseur
•  S’assurer de règlement rapide des factures du bureau en communiquant les prochains besoins en paiement;
•  Assurer l’approvisionnement des credits de communications des staffs;
•  Apporter son appui administratif dans la gestion des courriers entrant et sortant;
•  Tenir les registres de tous les documents reçus;
•  Partager régulièrement la mise à jour du programme de voyage avec les départements de sécurité et RH;
•  Travailler en étroite collaboration avec les opérations pour assurer l’accueil des visiteur;
•  Fournir l’appui administrative a l’équipe (photocopie, scannage et impression);
•  Assister l’équipe technique du projet dans la mise en œuvre des activités (organisation de la logistique pour le logement et voyage des personnels et partenaires);
•  Exécuter les tâches du bureau à caractère général, y compris sans s’y limiter à, la photocopie, le scannage, l’envoi des fax, le classement et l’envoi de courriers par la poste;
•  Mettre à jour le tracker des visas et partager le rapport régulièrement. (Faire une Suivi des renouvellements des visa pour les staff expat / voyageur Abt);
•  Assister les autres équipes aux besoins;
•  Exécuté tout autres taches confier par son superviseur.

Compétences/connaissance requises :

•  Diplôme d’études professionnelles, ou niveau licence en Administration, Management, Business, science sociale, ou domaine connexe
•  Avoir au moins 1 ans d’expérience professionnelle appropriée en administration de bureau.
•  Excellente connaissance et expérience de Windows, Word, Excel, PowerPoint, et autre logiciel de traitement des données et présentation graphique.
•  Aptitude à planifier et exécuter, de façon autonome, les tâches complexes dans la gestion quotidienne des affaires et tout en restant organisé et concentré sur les délais à long terme et de stratégie vivement souhaitée.
•  Aptitude à évaluer les problèmes et élaborer des solutions.
•  Excellentes capacités de communication relationnelles et excellentes capacités d’organisation.
•  Maîtrise du français et d’excellentes capacités en communication verbale et rédactionnelle en anglais sont vivement souhaitées .

Abt Associates is an Affirmative Action/Equal Opportunity employer committed to fostering a diverse workforce. Abt Associates provides market-competitive salaries and comprehensive employee benefits. Local candidates strongly encouraged to apply.

Disclaimer: Abt Associates will never ask candidates for money in exchange for an offer of employment.

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