MAGNA est une Organisation Non Gouvernementale Internationale créée en 2001, basée en Slovaquie. Elle est implantée en RDC depuis 2009. MAGNA se consacre principalement à la prise en charge des cas de malnutrition et la prise en charge médicale et psychosociale des populations vulnérables

                                                   Magna cherche à recruter :

1 – DESCRIPTION DU POSTE

Fonction : Administrateur Financier Manager/RH 

N° d’offre : 001/2023/CD

Lieu :  Kinshasa, Maï-Ndombe, Kasaï-Oriental, Kasaï-Central, Kwilu, Lomami

Durée : 6 mois renouvelable avec une période d’essai de 2 mois

(Selon les besoins, être disponible pour travailler dans d’autres provinces de la République démocratique du Congo).

N.B. Prise de poste dès que prévue. 

2 – POSITION DANS L’ORGANISATION

Travaille sous la responsabilité directe du Coordinateur des projets et indirect de la coordinateur.trice Finance et Ressources humaines. 

3 – ROLE ET RESPONSABILITÉS

L’Adm. Fin est chargé (e) de la mise en œuvre des activités et politiques RH, administratives et financières du projet conformément aux obligations légales et aux protocoles, normes et procédures de Magna, afin de fournir à l’organisation des informations de qualité, fiables et transparente sur l’utilisation et affectation des ressources du projet afin d’atteindre les objectifs du projet. 

Il/elle aura pour responsabilité principale d’assurer la gestion des ressources humaines, financières et du personnel de ce projet.

En étroite collaboration avec le coordonnateur de projet.

• Calculer, analyser et contrôler les besoins opérationnels, en ressources humaines et financière du projet et le budget, afin de garantir l’efficacité, la die mention et capacité requise de projet
• Planifier, superviser et assurer la mise en œuvre en étroite coordination avec le coordonnateur financier des processus associé (recrutement, formation, évaluation, briefing) du personnel du projet de garantir la qualité du personnel
• Apporter son opinion sur la mise en œuvre de l’organigramme, élaboration de JD et aider le PC à établir la planification annuelle des vacances 
• S’assurer que le processus d’embauche et résiliation des contrats soit faites.
• Effectuer les opérations des changes conformément à la demande de l’agent/ manager et conforment à la politique de change de ce pays
• Maintenir un livre de caisse à jour pour chaque petite caisse, assurer que le solde des livres de caisse reflète à tout moment le montant réel des liquidités conservées dans les petites caisses
• Payer et fournir de manière strict mais rapide conformément aux procédures d’achat et de paiement de Magna
• Assurer le suivi étroit et correct des toutes les avances de fonds (extracomptables), s’assurer que l’émission et la régularisation se conforment strictement à la procédure
• Enregistrer immédiatement toute les émissions d’avance et les remboursements dans le livre des avances
• Veiller à ce que les avances soient retournés dans les meilleurs délais
• Veiller à ce que toute avance de sécurité soit retournée avant le départ des expatriés
• Assurer le strict respect des procédures de contrôle de trésorerie pour chaque petite caisse/change : comptage quotidien de la caisse, inventaire de trésorerie hebdomadaire incluant la réconciliation avec Saga au besoin ensemble avec le chef de projet, inventaire complet des espèces effectué et signé le dernier jour du mois
• Etudier les différences de liquidités et faire rapport au chef de projet et/ou Responsable admin/fin si la cause n’a pas été identifiée
• Effectuer les paiements des salaires, des primes et des per diem (lorsqu’ils sont versés en espèces)
• Assurer un suivi étroit de remboursements à les réclamer (appels téléphoniques et privés, frais médicaux etc.)
• Payer et faire un suivi étroit des factures de services et autres dépenses de fonctionnement,
• S’assurer que les formalités d’embauche et résiliation de contrat des employés au niveau du projet sont conforme
• S’assurer que tous les staffs bénéficient de leurs congés annuels
• Superviser/exécuter les procédures de paie, en veillant à ce que toutes les données relatives au calcul de salaire des employés nationaux soient correctement saisies et transmis à la coordination avec le PC, mettre en œuvre les procédures administratives de tout mémorandum ou accord en vigueur entre les partenaires locaux, ministre de la santé, etc.
• Gestion de circuit de cash-flow (gestion des caisses de trésorerie, rapprochement bancaire)
• Mettre en place des procédures et systèmes transactionnelles afin de garantir des pratiques comptables transparentes et une traçabilité de document complète (facture, reçus, etc.) en suivant les directives et règles de Magna. 

Assurer la comptabilité papier (pièces justificatives)

Pour tous les livres/ documents/ pièces gérés directement :

• Responsable de la qualité des pièces justificatives : s’assurer qu’elles sont en stricte conformité avec les normes et procédures de MAGNA
• Examiner chaque reçu avant acceptation : vérifier soigneusement que les pièces justificatives sont complètes 
• Complètes (tous les documents d’appui pertinents et nécessaire sont joints)  
• Assurer les remplissages approprié et l’archivage de la comptabilité mensuelle, selon les normes de MAGNA.

Encodage électronique des données dans le logiciel Saga 

4 – LES CRITERES DE RECRUTEMENT

• Formation

 En science commerciale et administrative, en gestion financier ou en sciences économiques.

• Expérience 

• Expérience en ONGI de minimum de 3 ans 
• Expérience dans la gestion d’un projet/ programme au sein d’une ONGI 
• Expérience dans le renforcement des capacités (formateur, superviseur)
• Expérience dans la gestion des ressources humaines, matérielles et financières

• Qualités

• Adaptabilité, transparence et enthousiasme pour le travail
• Allégeance à la conception et aux valeurs éthiques
• Bonne maitrise des outils informatiques (Excel, Word, power point, …)
• Fortes compétences en communication interpersonnelle, écrite, et orale.
• Maîtrise du français est requis et un niveau avancé et de l’anglais est préféré. 

5 – CANDIDATURE

Les candidats intéressés doivent envoyer leur dossier au plus tard pour le 22 janvier 2023– par mail à l’adresse suivante : [email protected]   

Le contact pour l’entretien sera pris seulement avec les candidats sélectionnés.

Les dossiers de candidature doivent comprendre : 

– la lettre de motivation (max 1 page)

– le CV détaillé (max 3 pages) contenant seulement les expériences (professionnelles et formatives) en lien avec le poste ou le domaine mentionné et avec trois références professionnelles à contacter (e-mail, numéro de téléphone), 

– la carte de demandeur d’emploi (ONEM).

N.B. les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Magna ne perçoit de frais à aucun stade de recrutement (dépôt ou traitement de la candidature, entretien, formation Etc.), et ne demande aucune information bancaire et aucune autre faveur.

La Coordination