Structure organisationnelle

Ce poste est à pourvoir au sein de l’unité de travail du bureau de Pays de l’OIT (BP) à Kinshasa. Cette unité requiert du bureau une exigence d’efficacité et d’efficience dans ses opérations. Il importe de s’assurer que les règles de gestion financière sont bien appliquées, surtout en ce qui concerne le contrôle interne et la séparation des fonctions d’ordonnancement et de paiement. 

Mission principale

En tant que membre de l’équipe, le(la) titulaire fournit un ensemble de services spécialisés d’appui financier et administratif, dans un souci d’efficience, d’efficacité et de service à la clientèle. Le travail nécessite l’utilisation du progiciel de gestion intégré (PGI) de l’Organisation pour traiter les transactions en vue de leur approbation financière et du traitement des paiements. Le(la) titulaire travaille d’une manière pleinement opérationnelle et règle diverses questions opérationnelles, récurrentes ou non, exigeant l’application correcte des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives financières. 

Le(la) titulaire travaille sous la supervision directe de l’Administrateur Chargé des Opérations du BP Kinshasa, en collaboration avec l’Assistant chargé des opérations et l’Assistant aux Ressources Humaines du BP Kinshasa et sous la responsabilité de la Directrice du bureau. Cette supervision est centrée sur le respect des délais dans l’exécution des processus et sur la qualité des résultats. Le(la) titulaire dispose d’un degré d’autonomie modéré dans son travail. Le travail est passé en revue afin de vérifier l’application correcte les règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives financières.

Relations de travail

Les contacts internes ont lieu avec le personnel et les responsables concernés dans les bureaux extérieurs, les bureaux de projet et au siège ; ils visent à fournir un appui et à échanger des informations en ce qui concerne des processus spécialisés et des questions relatives à la prestation de services. Le(la) titulaire travaille régulièrement en liaison avec l’unité chargée des finances au niveau régional et reçoit des orientations de cette dernière.

Les contacts externes ont lieu principalement avec des prestataires de services, des banques, des institutions des Nations Unies et d’autres organisations internationales et visent à obtenir des éclaircissements et à rechercher ou fournir des informations en vue de résoudre des questions en instance.

Fonctions et responsabilités essentielles

1. Exercer un ensemble de fonctions et services spécialisés d’appui financier pour les activités opérationnelles et liées aux paiements du bureau, y compris en préparant et en traitant des transactions financières dans le progiciel de gestion intégré (PGI), et en vérifiant que les informations et la documentation d’appui sont conformes aux règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures financières et aux normes applicables en la matière.
2. Traiter les sommes à recevoir, y compris la facturation, les ajustements et modifications. Gérer les encaissements et la petite caisse.
3. Procéder au rapprochement bancaire mensuel et au suivi des questions en suspens, y compris en contactant des banques pour clarifier certains points au sujet des relevés de compte.
4. Contrôler les dépenses et les crédits budgétaires, mettre à jour les renseignements sur les comptes bancaires libellés en monnaie locale et informer le supérieur hiérarchique de la nécessité de reconstituer les fonds, le cas échéant.
5. Tenir à jour des tableurs et des bases de données aux fins du contrôle des dépenses internes. Préparer des contributions, produire des rapports, extraire et compiler des données financières et présenter des informations sur la situation des ressources financières du bureau à l’appui des analyses et des rapports requis.
6. Répondre aux demandes de renseignements d’ordre général et aux vérifications de routine concernant l’état des paiements et autres questions budgétaires.
7. Se tenir informé(e) de l’évolution des politiques, règles, dispositions réglementaires, procédures, directives et processus en matière de gestion financière et partager des informations avec les parties concernées.
8. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

section facultative (si nécessaire)

Le(la) titulaire doit avoir achevé ses études secondaires.

Un diplôme ou une certification en gestion administrative, comptabilité/ finances ou formation jugée équivalente sera un avantage.

Expérience

Au moins cinq ans d’expérience de l’appui opérationnel ou administratif, y compris de la prestation de services d’appui aux opérations financières. Expérience de l’utilisation d’un progiciel de gestion intégré (PGI). 

Langues

Excellente maîtrise d’une langue officielle de l’Organisation en l’occurence le  français. Connaissance pratique d’une autre langue officielle de l’Organisation ou d’une langue nationale officielle du lieu affectation serait un atout.

Connaissances et compétences

(techniques et comportementales)

Connaissance de la gestion financière et/ou des techniques comptables.
Connaissance des normes comptables internationales comme les Normes comptables internationales pour le secteur public (normes IPSAS) ou d’autres normes comptables internationales ou nationales.
Bonne connaissance des logiciels PC (notamment logiciels de traitement de texte, tableurs et logiciels de présentation) comme Microsoft Office.

Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes:

Aptitude à interpréter et à respecter les règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures applicables en matière de gestion financière.
Aptitude à s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels et systèmes informatiques.
Précision et souci du détail.
Sens des responsabilités concernant la préservation de l’intégrité des données.
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.