Description

Poste : Assistant (e) administratif (ve)
Chief hiérarchique : Project Manager
Lieu de travail : Kinshasa
Date de publication : 20 JANVIER 2020
Date de clôture : 03 FEVRIER 2020
Durée de contrat : CDD

Contexte et justification

L’ARMEE DU SALUT est une confession religieuse œuvrant sous le régime des ASBL en RDC. Son Quartier Général se trouve sur l’avenue Colonel Ebeya n° 23, au croisement avec l’avenue du Plateau dans la Commune de la Gombe. Elle a pour mission de prêcher l’Évangile de Jésus-Christ et de répondre aux besoins des individus en son nom sans quelque discrimination que ce soit. La mission intégrée de l’ARMEE DU SALUT insiste sur (1) les soins, (2) la communauté, (3) l’évolution, et (4) l’espoir.

C’est dans ce cadre qu’elle a été sélectionnée comme SOUS RECIPIENDAIRE des PRINCIPAUX RECIPIENDAIRES SANRU et CORDAID dans le cadre du Nouveau Modèle de Financement (NMF2) du Fonds Mondial de Lutte contre le VIH, le Paludisme et la Tuberculose.

Etant donné que l’extension de sa zone d’influence à la quasi-totalité des zones de santé de la Ville-Province de Kinshasa, elle est dans l’obligation de mieux étoffer son équipe pour mieux répondre à cette nouvelle situation.

C’est dans ce cadre qu’elle lance des offres d’emploi pour recruter par cet avis l’assistant (e)administratif (ve)

Résumé du poste

Assurer un appui à la gestion des dossiers et des biens ainsi qu’à l’administration générale.

Principales tâches

  • Organiser le Tri, le classement et l’archivage des documents du PM
  • Assurer l’organisation de différentes réunions de service et autres réunions organisées par le Projet
  • Tenir à jour les minutes de toutes les réunions du Projet
  • Assurer le suivi hebdomadaire des points d’actions retenus lors des différentes réunions et en faire le point au PM
  • Suivre la réalisation des activités clés de l’équipe  et tenir le PM informé en cas de non réalisation et ou retards
  • Elaborer chaque mois un rapport des activités clés du Projet
  • Vérifier la complétude des documents de demandes des fonds soumis à la signature du PM
  • Enregistrer et transmettre les fiches techniques ainsi que les demandes des fonds auprès des services concernés suivant le circuit établi et s’assurer de l’aboutissement des dossiers
  • Procéder systématiquement à l’annulation des documents de demandes des fonds et factures pour lesquels les chèques ou OP ont été signés.
  • Consolider les états des besoins en fournitures/consommables/ équipements nécessaires au fonctionnement de l’équipe et s’assurer de leurs disponibilités
  • Réceptionner, traiter et diffuser les informations (courriers, e-mails…)
  • Assurer la gestion de la communication téléphonique du staff du Projet (octroi des crédits, téléphones, appels des partenaires et des fournisseurs)….
  • Organiser l’agenda du PM
  • Suivre et classer les time-sheets du personnel
  • Assurer la liaison entre le Projet et les partenaires (courriers, diffusion des informations, …)
  • Exécuter toute autre tâche lui confiée par sa hiérarchie dans les limites de son profil et de ses capacités 
  • Assurer le secrétariat, le suivi des dossiers, des plannings et des tableaux de bord.
  • Opérer de manière régulière, ordonnée et accessible à tous le classement et l’archivage des documents du service sur base du plan global de classement.
  • Organiser de la logistique du projet et les événements 
  • Préparer la réalisation des événements organisés par le projet (réunions, rencontres, etc)
  • Appliquer, à partir des dispositifs législatifs et réglementaires, l’ensemble des processus et procédures administratives relatives à son service.
  • En matière de gestion du personnel, suivre les dossiers des membres du staff, réaliser les déclarations et effectuer le suivi administratif des dossiers,
  • Comptabiliser le temps de travail et mettre à jour les tableaux de bords sociaux, le planning des congés et des absences ;
  • Informer la hiérarchie sur le suivi des tâches des membres du staff.
  • Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues
  • Exécuter correctement, consciencieusement et dans les délais requis les activités qui lui sont confiées et qui font l’objet d’une validation.

Profil

  • Etre détenteur d’un diplôme d’enseignement supérieur
  • Avoir une bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, et courrier électronique)
  • Etre apte à travailler en équipe et capable de travailler sous pression
  • Avoir une excellente maîtrise du français écrit et parlé
  • Avoir une expérience professionnelle significative à un poste similaire
  • Etre disponible à temps plein

Soumission de candidature

Les candidatures (avec mention impérative du titre du poste et du n° de l’avis de recrutement) doivent parvenir exclusivement sous pli fermé au Bureau du Projet sis avenue Colonel Ebeya n° 23 au Quartier Général de l’Armée du Salut au plus tard le 03 février 2020 à 15 heures. Les candidatures arrivées après 15 heures à la date précitée ne seront pas prises en considération.

Les dossiers de candidatures doivent comprendre :

  • Une lettre de motivation et un CV en français avec trois références à contacter,
  • Une copie de la carte d’électeur
  • Une photocopie des diplômes

N’oubliez pas de préciser votre adresse électronique et votre numéro de téléphone.

Fait à Kinshasa, le 20 Janvier 2020

Le Médecin Directeur du Service Médical de l’Armée du Salut
Dr Georges NKONKO LUTUMBA

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