Description

OFFRE D’EMPLOI

MAGNA est une Organisation Non Gouvernementale Internationale creee en 2001, basée en Slovaquie. Elle est implantée en RDC depuis 2009. MAGNA se consacre principalement à la prise en charge des cas de malnutrition et la prise en charge médicale psychologique des populations vulnérables

Magna cherche à recruter :

1 – DESCRIPTION DU POSTE

FONCTION : Admin Fin Manager

N° D’OFFRE : 003/2021/ KIN

LIEU : Kinshasa (contrat local)

Durée : 7 mois avec une période d’essai de deux mois

(Selon les besoins, être disponible pour travailler dans d’autres provinces de la République démocratique du Congo).

N.B.       La prise du poste dès que possible

2- POSITION DANS L’ORGANISATION

Sous la responsabilité et la supervision directe du Coordonnateur de Projet et indirecte du Coordinateur Admin Fin RH.

3 – ROLE ET RESPONSABILITÉS

L’Admin Financier est chargé(e) de la mise en œuvre des activités et politiques RH,administratives et financières du projet conformément aux obligations légales et aux protocoles, normes et procédures  de  Magna,  afin  de  fournir  à  l’organisation  des  informations  de  qualité, fiables   et transparentes sur l’utilisation et affectation des ressources du projet afin d’atteindre les objectifs du projet.

Il/elle aura pour responsabilités principales d’assurer la gestion des ressources humaines, financières et du personnel de ce projet.

En étroite collaboration avec le coordonnateur de projet.

  • Calculer, analyser et contrôler les besoins opérationnels, en ressources humaines et financières du projet et le budget, afin de garantir l’efficacité, la diemention et capacité requise de projet
  • Planifier, superviser, et assurer la mise en œuvre en étroite coordination avec le Coordonnateur Financier des processus associé (recrutement, formation, évaluation, briefing) du personnel du projet afin de garantir  la  qualité du personnel
  • Apporter son opinion sur la mise en œuvre de l’organigramme, élaboration de JD et aider le PC à établir la planification annuelle des vacances.
  • S’assurer que les processus d’embauche et résiliation des contrats soit faites.
  • Effectuer les opérations de change conformément à la demande de l’agent / manager et conformément à la politique de change de pays
  • Maintenir un livre de caisse à jour pour chaque petite caisse, enregistrer immédiatement chaque transaction IN/OUT de la caisse dans le livre de caisse, assurer que le solde des livres de caisse reflète à tout moment le montant réel des liquidités conservées dans les petites caisses
  • Payer les fournisseurs de manière stricte mais rapide,conformément aux procédures d’achat et de paiement de MAGNA.
  • Assurer le suivi étroit et correct de toutes les avances de fonds (extracomptables), s’assurer que l’émission et la régularisation se conforment strictement à la procédure :
  • Enregistrer immédiatement toutes les émissions d’avance et les remboursements dans le livre des avances
  • Veiller à ce que les avances soient retournées dans les meilleurs délais
  • Veiller à ce que toute avance de sécurité soit retournée avant le départ des expatriés
  • Assurer le strict respect des procédures de contrôle de trésorerie pour chaque petite caisse / change : comptage quotidien de la caisse,inventaire de trésorerie hebdomadaire incluant la réconciliation avec Saga au besoin, ensemble avec le Chef de projet, inventaire complet des espèces effectué et signé le dernier jour du mois
  • Étudier les différences de liquidités et faire rapport au Chef de projet et/ou Responsable admin/fin si la cause n’a pas été identifiée.
  • Effectuer le paiement des salaires, des primes et des per diem (lorsqu’ils sont versés en espèces)
  • Effectuer un suivi étroit des remboursements à les réclamer (appels téléphoniques privés, frais médicaux, etc.)
  • Payer et faire un suivi étroit des factures de services et autres dépenses de fonctionnement,
  • S’assurer que les formalités d’embauche et de résiliation de contrat des employés au niveau du projet sont conforme.
  • Assurer que tous les staffs bénéficient de leurs congés annuels
  • Superviser /exécuter les procédures de paie,en veillant à ce que toutes les données relatives au calcul de salaire des employés nationaux soient correctement saisies et transmis à la coordination (congé annuel,congé maladie, absence ;etc.)
  • En étroite collaboration avec le PC, mettre en œuvre les procédures administratives de tout mémorandum ou accord en vigueur entre les partenaires locaux, ministre de la santé, etc.
  • Gestion de circuit de cash-flow (gestion des caisses de trésorerie, rapprochement bancaire)
  • Mettre en place des procédures et systèmes transactionnelles afin de garantir des pratiques comptables transparentes et une traçabilité de document complète (facture, reçus, etc.) en suivant les directives et règles de Magna.

Assurer la comptabilité papier (pièces just ificatives) :

Pour tous les livres / documents / pièces justificatives gérés directement :

  • Responsable de la qualité des pièces justificatives : s’assurer qu’elles sont en stricte conformité avec les normes et procédures financières de MAGNA
  • Examiner chaque reçu avant acceptation : vérifier soigneusement que les pièces justificatives sont complètes
  • Complètes (tous les documents d’appui pertinents et nécessaires sont joints )
  • Assurer le remplissage approprié et l’archivage de la comptabilité mensuelle, selon les normes de MAGNA

Encodage électronique des données dans le logiciel SAGA :

  • Formation :Diplôme de Licence En sciences commerciales et administratives,en gestion financières ou en sciences économiques
  • Expérience :

           –     Expérience en ONGI de 3 ans minimum

           –    Expérience dans la gestion d’un projet/programme au sein d’une ONG internationale Expérience dans le renforcement de capacités (formateur, superviseur,…) Expérience dans la                          gestion des ressources humaines,matérielles et financières

  • Qualités :

           –    Organisation, aptitudes en renforcement de compétences, aptitude à bien communiquer, flexibilité,discrétion, capacité à travailler sous pression, autonomie, proactivité,dynamisme,                     anticipation, esprit d1nitiative et capacité à travailler en équipe, honnête, transparence et redevabilité ;

           –    Allégeance aux valeurs éthiques de MAGNA ;

           –    Très bonne maîtrise et rapidité dans l’utilisation des outils informatiques (Excel, Access, Word, saga et Power Point) ;

           –    Excellente maîtrise orale et écrite du français et exigée. L’anglais fonctionnel.

5 – CANDIDATURE

Les candidats intéressés doivent envoyer leur dossier au plus tard le 4 Juin 2021  par mail à l’adresse suivante : [email protected]

Prenez le soin de bien mentionner le titre du poste dans l’objet de votre mail.

Le contact pour l’entretien sera pris seulement avec les candidats sélectionnés.

Les dossiers de candidature doivent comprendre :

  • La lettre de motivation (max 1page)
  • Le CV détaillé (max 3 pages) contenant seulement les expériences (professionnelles et formatives) en lien avec le poste ou le domaine mentionné et trois références professionnelles (dont un RH du dernier poste occupé) à contacter (e-mail, numéro de téléphone)

N.B. les candidatures féminines sont fortement encouragées .

Télécharger l’offre en format PDF ici

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