Description

                                               REDIFUSSION

 OFFRE D’EMPLOI N° RH/OE/YUMBI/012020/010

ACTED est une organisation non gouvernementale française engagée dans des programmes d’urgence et de développement.

Poste Caissier(ière)
Nombre 1  personne
Responsable Direct Chargé de Finances et Administration
Lieu, jours et horaire de travail Yumbi, du lundi au vendredi, de 9H00 à 17H00
Date limite de dépôt Le 31  Janvier   2020

I.    OBJECTIFS DU POSTE

Le Caissier (La caissière) est responsable de la caisse et est garant de la mise en place des classements FLAT et du respect des procédures sur sa base.

Il travaille sous la supervision directe du Chargé de finance.

Certes la description de poste est détaillée mais le caissier peut évidemment prendre des initiatives, elles seront toujours bien appréciées.

II.  TACHES ET RESPONSABILITÉS

 A. Respect des procédures

  • S’assurer du respect des procédures ACTED, notamment les procédures logistiques.

Pour cela, ne pas payer un fournisseur sans avoir l’ensemble de documents complets.

Se référer à l’annexe intitulée « Procédure d’achats ».

  • Organiser les documents comptables (factures et autres pièces justificatives des dépenses) :
  • Réceptionner les documents
  • Apposer le tampon « payé » sur chaque facture payée.
  • En cas de ré-allocation, modifier les documents pour qu’ils soient conformes.
  • Classer et photocopier les documents.
  • Organiser l’envoi des originaux à la coordination nationale Kinshasa.
  • Mettre à jour les classeurs flats.
    • Toutes les dépenses ne respectant pas la procédure ACTED sont non éligibles pour les bailleurs (non éligibles = non payées). Le caissier en est le responsable car il n’est pas autorisé de payer une facture s’il manque même un seul document relatif à la procédure ACTED.
    • Une fois par jour :
      • Faire des copies des vouchers de dépenses et des factures,
      • Classer ces copies dans les classeurs flats tenus par la logistique,
      • à chaque classement, vérifier que les autres documents du classeur sont complets,
      • Si besoin, contacter la logistique pour compléter le classeur flat,
      • S’assurer du fait que les éléments manquants ont été inclus dans le classeur flat.
    • Classer les documents du classeur FLAT qui ne sont pas du domaine logistique :
      • Description du contenu du classeur,
      • Suivi budgétaire BFU (à demander à la finance),
      • Organigramme du projet (à demander aux RH),
      • Liste du personnel national du projet à la fin du projet (à demander aux RH),
      • Allocation du personnel national à la fin du projet (staff alloc réalisée par la finance),
      • Suivi des contrats et des dettes à la fin du projet (CFU et DFU réalisés par la finance),
      • Liste des bénéficiaires du projet (à demander au chef de projet).
    • En cas d’audit, collecter les documents demandés.
    • Analyser en détail les factures de téléphone et remonter à l’adjoint finance les actions à entreprendre.

B. Tenue de la caisse

  • Tenir à jour le livre de caisse :
    • Contrôler les entrées / sorties de caisse.
    • Détailler les libellés. Notamment indiquer le type d’article acheté et le nom du fournisseur (la raison sociale et non pas le nom du représentant de la société). Cela est aussi valable pour les vouchers de dépenses.
    • Vérifier quotidiennement le solde indiqué.
    • Numéroter les écritures.
  • Suivre les éventuelles avances réalisées au personnel :
    • Réaliser un suivi journalier sur un cahier, en reprenant l’exemple de tableau annexé au descriptif de poste (annexe intitulée suivi des avances).
    • En fin de journée :
      • Inscrire dans le livre de caisse les avances qui n’ont pas été clôturées dans la journée.
      • Réaliser les feuilles d’avance.
      • Ces avances seront par la suite saisies dans SAGA.
    • S’assurer de la justification des avances non closes avant le 25 du mois.
  • S’assurer qu’il y a une caisse séparée pour les fonds liés à la micro finance. Cette gestion permettra de réaliser les octrois avec l’argent du remboursement des prêts.
  • Réaliser un contrôle quotidien entre le solde du livre de caisse et l’argent physique. Formaliser le résultat du contrôle et le communiquer à l’adjoint finance.
  • Transmettre à l’adjoint finance les informations nécessaires au contrôle mensuel entre le solde du livre de caisse, le solde SAGA et l’argent physique.
  • S’assurer que le coffre est rattaché au sol, dans une pièce fermée à clef.

C. Gestion du cash

  • Selon les besoins, assurer des transferts de fonds sécurisés :
    • Les transferts sont réalisés uniquement par du personnel ACTED, de préférence l’équipe finance / ressources humaines.
    • Il faut faire attention pour qu’il n’y ait pas beaucoup de personnes au courant. Pour cela, il ne faut pas en parler à la radio, il faut faire attention quand on parle au téléphone, il ne faut pas mettre en copie beaucoup de personnes sur des mails…
    • Il faut que la personne qui assure le transfert soit joignable.
  • Selon les besoins, réaliser des paiements et/ou des transferts.
  • Selon les besoins, changer des devises et/ou récupérer des petites coupures.
  • Assurer la paie du salaire du personnel au regard des bulletins de paie
III.               EXIGENCES PROFESIONNELLES ET ETUDES FAITES 

  • Minimum un diplôme de graduat en gestion financière et autres formation similaires;
  • Avoir au moins deux années d’expérience professionnelle dans une ONG internationale et/ou avoir une expérience dans la gestion du cash
  • Bonne maîtrise du français écrit et parlé ;
  • La connaissance en informatique le paquet office- Word, Excel, Power point (obligatoire)
  • Aptitude dans la communication parlée et écrite.
  • Rigueur, sérieux, honnêteté et ponctualité.
  • Sens de l’organisation et de l’initiative.
  • Impartialité, objectivité, confidentialité et Flexibilité.
  • Connaissances techniques désirables
  • Aptitude de travailler de façon indépendante

IV.  PRÉSENTATION DE LA CANDIDATURE

Adressez votre candidature au Responsable Administration et Ressources Humaines, en y mentionnant le numéro de l’offre ci présente, au plus tard le 31 Janvier 2020 à 17 heures. Le dossier doit être déposé au bureau ACTED à Yumbi, Gbado ,Libenge,Gemena, Bondo et Kinshasa ou par mail à l’adresse [email protected].

Il devra contenir les éléments ci-après :

  • Une lettre de motivation (manuscrite) ;
  • Un Curriculum vitae (non manuscrite) ;
  • Les copies de(s) diplôme(s) ;
  • Les copies des Attestations de services rendus ;
  • La Carte d’Identité.

Tous les documents mentionnés sont obligatoires. Toute candidature incomplète sera automatiquement rejetée.

NB : ACTED ne vous demandera jamais de somme d’argent en échange d’une embauche. Le recrutement reste objectif et l’égalité des chances entre les candidats reste la règle pour ACTED.Toute requête en ce sens ne pourrait, dès lors, relever que d’une tentative de fraude dont il importe de nous prévenir immédiatement.

 Les Candidatures Féminines sont vivement encouragées.

 Fait à Kinshasa, le 20/01/2020

Pour ACTED

Aimé BAGULA

Responsable Administration et Ressources humaines

ACTED-RDC, BRAZZA et Burundi

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