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offre d'emploi kinshasa

5 Postes- Assisstant(e)s Administratif(ves)-Kinshasa,Kalemie,Bunia et Tshikapa

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  • CDD

Job Description

Assisstant(e)s Administratif(ves)-5 Postes

Location : Multiples (Kinshasa,Kalemie,Bunia et Tshikapa) ), CONGO, DEM. REPUBLIC
Application Deadline : 01-Aug-19 (Midnight New York, USA)
Additional Category : Management
Type of Contract : TA Local
Post Level : GS-5
Languages Required :
French
Starting Date :
(date when the selected candidate is expected to start) 02-Sep-2019
Duration of Initial Contract : 5 mois (Initialement)

Background

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint chargé des Affaires Humanitaires.

En RDC, OCHA a le mandat de la coordination inter agences de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies. OCHA a la responsabilité spécifique dans la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement de la RDC et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources.

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires des Nations Unies en République Démocratique du Congo (UNOCHA) a ouvert, dans le cadre de sa stratégie de coordination décentralisée et de proximité, des sous bureaux et antennes humanitaires pour une durée limitée, dans des zones nouvellement accessibles, oubliées ou dans lesquelles des nouvelles dynamiques appellent un renforcement de la coordination, du plaidoyer humanitaire et particulièrement répondre efficacement à la riposte contre la maladie à Virus Ebola en RDC.

Ces structures servent de lieux d’échanges entre les ONG, les agences Onusiennes et les autorités, de relais de coordination humanitaire et couvrent une zone géographique déterminée.

Ces postes sont initialement basés dans les localités indiquées dans l’avis de vacance de poste mais peuvent, à l’avenir, être transférés dans d’autres localités selon les besoins opérationnels de l’Organisation.

Sous la supervision directe des Chefs des Sous Bureaux/ Antennes et unités, la supervision technique du Chef de section Administration et finances et la supervision générale du Chef de Bureau OCHA RDC, l’Assistant (e) Administratif(ve) assure le fonctionnement administratif du Bureau d’une manière efficace et efficiente ; faisant preuve d’une grande confidentialité dans l’exercice de ses fonctions.

L’Assistant(e) Administratif(ve) assiste le Chargé de l’Administration et Finances et travaille en étroite collaboration avec toutes les unités de la section Administration et Finances de OCHA RDC à Kinshasa et sur le terrain.

Duties and Responsibilities

Aider à la mise en oeuvre des stratégies opérationnelles

Assurer la conformité totale des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l’ONU / PNUD,
Fournir les inputs pour la cartographie des processus administratifs du Bureau/Pays et la mise en œuvre des procédures opérationnelles permanentes internes (SOP);
Fournir les inputs pour la préparation des plans de travail axés sur les résultats de l’équipe administrative;
Aider au fonctionnement efficace et efficient de la section Administration & Finances;

Assurer le contact avec les visiteurs et le personnel ;
Préparer les réunions et y assister en tant qu’interprète si nécessaire et / ou en prenant des notes;
Compiler et préparer les documents d’information et de présentation, des discours, des informations générales et la documentation pour les réunions et les missions;
Traduire les correspondances simples, si nécessaire;
Apporter un soutien administratif et logistique efficace;

Préparer des bons de commande pour les activités de voyage;
Organiser des réservations de voyage et d’hôtel ; préparer des autorisations de voyage, traitement des demandes de visas, cartes d’identité et autres documents;
Apporter un soutien administratif à l’organisation des conférences, ateliers, retraites, etc;
Collecter des informations relatives au DSA, agences de voyages et autres enquêtes administratives et appuyer à l’organisation de services communs;
Assurer la vérification et l’enregistrement de la consommation journalière des véhicules, en veillant à la mise à jour d’un rapport historique;
Assurer la gestion des fournitures de bureau, en disposant d’une liste de stock de papeterie, la distribution de papeterie comme requis par le personnel et la tenue d’un journal de la distribution;
Assurer la maintenance d’un bon système de classement des documents confidentiels;
Extraire de données provenant de diverses sources;
Rechercher et récupérer de données statistiques provenant de sources internes et externes ; préparer des tableaux statistiques et des rapports;
Assurer le suivi des délais, des engagements pris, des actions menées et de la coordination de la collecte et de la soumission des rapports au chef d’unité;
Assister à la préparation du budget et fournir des informations pour l’audit;
Fournir un soutien à la maintenance du bureau et à la gestion des biens;

Maintenance des dossiers sur la gestion des biens, préparation des rapports;
Maintenance des fichiers et dossiers relatifs à la maintenance de bureau;
Appui à la maintenance des locaux communs et des services communs;
Soutenir le renforcement et le partage des connaissances dans le bureau pays ;

Participer à la formation du personnel de l’administration.
Apporter des contributions solides aux partages de connaissances

Competencies

Professionnalisme : Connaissance et compréhension des questions d’assistance humanitaire, de secours d’urgence et des questions de droits de l’homme connexes. Aptitude à travailler dans des circonstances contraignantes dans un cadre stressant ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; savoir rester serein et efficace dans des situations difficiles. Encourager l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités. Aptitude à tenir les délais impartis, à respecter le budget convenu et à se tenir aux normes ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation;

Aptitude à la communication : Savoir bien s’exprimer oralement et par écrit ; aptitude à écouter les autres, à bien les comprendre et à donner suite comme il convient ; savoir poser des questions aux fins de clarification et à favoriser le dialogue ; aptitude à adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse ; aptitude à partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant. Capacité à rédiger des rapports;

Esprit d’équipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun; être disposé à apprendre d’autrui; aptitude à faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel; aptitude à accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; aptitude à partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs;

Aptitude à planifier et à organiser : Aptitude à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des besoins ; aptitude à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien; aptitude à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification; aptitude à suivre l’exécution des plans et des mesures et les modifier s’il y a lieu; aptitude à tirer le meilleur parti du temps dont on dispose;

Souci du client: Aptitude à voir des « clients » en tous les destinataires de services et chercher à voir les choses de leur point de vue; aptitude à établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; aptitude à discerner les besoins des clients et y répondre; aptitude à suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin d’anticiper les problèmes; aptitude à tenir les clients informés de l’avancement des projets; aptitude à tenir les délais de livraison des produits ou de prestation des services.

Required Skills and Experience

Education : Même si un Diplôme de fin d’études secondaires est requis, la détention d’un diplôme d’études supérieures dans un des domaines suivants : Sciences sociales, Sciences politiques et Administratives, Sciences économiques ou de Gestion, sciences de communication, lettres, droit privé, judiciaire ou Humanitaire et/ou développement ou une formation supplémentaire en secrétariat seraient des atous considérables;

Expérience : Minimum Cinq ans d’expérience dans le domaine de l’Administration en général, protocole, voyages, secrétariat (de direction);

Une combinaison de deux années d’expérience avec un diplôme de fin du deuxième cycle universitaire (BAC + 5) est un critère d’éligibilité;

Une expérience au sein du Système des Nations Unies ou ONG Internationale, particulièrement avec OCHA, dans le lieu d’affection est un atout considérable.

Autres aptitudes :

Esprit d’initiative, tact, capacité de négociation, d’analyse et de communication;
Usage éprouvé de bonnes relations interpersonnelles et communicationnelles;
Autonomie, capacité de travail efficace dans un environnement difficile, multiracial et multiculturel;
Maîtrise des outils informatiques standards avec une excellente connaissance des logiciels Word et Excel;
Aptitude à travailler de manière productive sous pression et à respecter les délais impartis;
Expérience dans une ou plusieurs thématiques des clusters (souhaitable);
Très bonnes aptitudes à l’écrit et dans la rédaction de textes sous forme journalistique;
Capacité à interagir avec la presse;
Utilisation de matériel/ équipement audio-visuel;
Aptitudes linguistiques

Maîtrise du français parlé et écrit;
Bonne connaissance des langues locales;
Connaissance de l’anglais.

Pour postuler chaque candidat doit nous faire parvenir, à travers le site: jobs.undp.org , un seul fichier (ZIP, PDF, JPEG ou WORD) comprenant :

Une lettre de candidature motivée pour le poste (maximum 1 page) ;
Un formulaire P11 à jour (signé et daté). Le formulaire peut être retiré aux Bureaux de OCHA ou téléchargé sur le site de la communauté humanitaire https://www.humanitarianresponse.info/sites/www.humanitarianresponse.info/files/documents/files/p11_undp_en_francais_1.docx;
Un Curriculum Vitae à jour (maximum 3 pages) ;
Les attestations d’emploi / expériences professionnelles ;
Les copies des diplômes ;
Une attestation de nationalité (ou carte d’électeur/ passeport etc.) ;
Copies des deux dernières évaluations.
A travers leur lettre de motivation, leur Curriculum Vitae et leurs attestations d’emploi, les candidats doivent démontrer qu’ils possèdent pour chacune des compétences et chacune des tâches les connaissances et les capacités nécessaires pour les assumer. Ils doivent, également, prouver à travers leurs expériences professionnelles qu’ils ont l’expertise nécessaire et adéquate pour remplir ces compétences et réaliser ces tâches.

Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées.

Les Hard copies ne seront pas acceptées.

Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas considérée.

Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération.

OCHA ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit, à aucun stade du processus d’un recrutement.

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