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Assistant (e) à la Sécurité et logistique, Kinshasa

  • Kinshasa, Kinshasa, République démocratique du Congo
  • CDD

Job Description

Location : kinshasa, CONGO, DEM. REPUBLIC
Application Deadline : 06-Apr-18 (Midnight New York, USA)
Additional Category : Gender Equality
Type of Contract : Service Contract
Post Level : SB-3
Languages Required : French
Starting Date : (date when the selected candidate is expected to start) 16-Apr-2018
Duration of Initial Contract : 6 mois (Renouvelable)
Expected Duration of Assignment : 6 mois

Background
Contexte

L’ONUFEMMES est Fondée sur le principe d’égalité inscrit dans la Charte des Nations Unies, l’Entité des Nations Unies pour l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes (ONU Femmes) travaille pour l’élimination de la discrimination contre les femmes et les filles, l’autonomisation des femmes et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits humains, de l’action humanitaire et de la paix et la sécurité. Plaçant les droits des femmes au centre de tous ses efforts, l’ONU Femmes dirige et coordonne les efforts du système des Nations Unies pour s’assurer que les engagements sur l’égalité des sexes et l’intégration du genre se traduisent en action à travers le monde. L’ONU Femmes fournit un leadership fort et cohérent pour appuyer les priorités et les efforts des états membres, et crée des partenariats efficaces avec la société civile et les autres acteurs concernés.

Dans le but de mieux de renforcer son système sécuritaire, logistique et administratif, le bureau de l’ONUFEMMES RDC procède au recrutement d’un (e) assistant (e) à la sécurité et logistique pour assurer la gestion des aspects liés à la sécurité et à la logistique.

Sous la supervision directe du chargé des opérations, l’assistant (e) à la sécurité et logistique dirige l’exécution de l’ensemble des services administratifs liés à la Représentation. Il/elle travaille en étroite collaboration avec l’unité de sécurité des nations-unies (UNDSS) en appui du bureau Pays de l’ONU FEMMES en République Démocratique du Congo.

Duties and Responsibilities
Responsabilités
  • Soutenir l’organisation des expéditions, les formalités de dédouanement, la préparation des documents pour les envois d’ONU Femmes (reçus / envoyés).
  • Faire les préparatifs de voyage, y compris la préparation des autorisations de voyage, la réservation de l’hôtel, le traitement des demandes de visas, de cartes d’identité et d’autres documents.
  • Fournir un soutien administratif aux conférences, ateliers et retraites.
  • Soutenir la collecte d’informations pour DSA, les agences de voyages et autres enquêtes administratives, le soutien à l’organisation de services communs ;
  • Fournir le soutien administratif nécessaire à la maintenance des locaux et des services communs

Sur le plan sécuritaire :

  • Collaborer avec le FSCO/UNDSS dans la collecte, la mise à jour et le partage d’informations relatives à la situation sécuritaire dans le lieu d’affectation ;
  • Maintenir le Plan de sécurité à jour, y compris les listes du personnel de l’ONU Femmes ;
  • Evaluer les normes minimales de sécurité opérationnelle (MOSS) pour les équipements et installations de l’ONU Femmes et MORSS dans les lieux d’affectation ;
  • Rapporter les incidents de sécurité ayant affecté le personnel de l’ONU Femmes, les bureaux et autres matériels ;
  • Appuyer le processus des formations sur la sensibilisation et la préparation sécuritaire du personnel de l’ONU Femmes ;
  • Participer au processus des évaluations sécuritaires de résidences, de bureaux et de diverses autres situations ;
  • Assurer la liaison et la coordination avec les organisations sécuritaires ou le personnel du gouvernement hôte, comprenant les autorités administratives locales, les instances policières et militaires, ainsi que les acteurs non-étatiques (organisations non gouvernementales, etc.) dans les zones d’implantation de l’ONU Femmes en RDC ;
  • Relayer au personnel de l’ONU Femmes, les informations sur la sécurité du pays et les conseils de UNDSS ;
  • Entretenir des contacts réguliers avec les Points Focaux de sécurité des agences du système des Nations Unies ;
  • Participer à la mise à jour et à l’exécution du plan de sécurité des nations unies ;
  • Rédiger le rapport des incidents de sécurité affectant le matériel, les bureaux, et les personnels de l’ONU Femmes, tels que le rapport d’incidents de sécurité, les évaluations de la sécurité et le rapport trimestriel des incidents ;
  • Organiser et conduire des sessions de briefing de sécurité sur la sensibilisation et la protection et l’orientation à la sécurité aux membres du personnel ONU Femmes nouvellement affectés et aux visiteurs UN de passage dans le pays ;
  • Etablir et maintenir le système d’Ilot (Warden) et à la mise à jour des informations relatives aux bureaux de l’ONU Femmes et des résidences du personnel

Sur le plan logistique et administratif général

  • Assurer la supervision du contrôle des fournitures et équipements (notamment véhicules, matériel électrique/électronique) et élaboration de guides d’utilisation et d’entretien (guides, protocoles, procédures…) en lien avec les chauffeurs ;
  • Appuyer l’équipe des opérations dans les aspects logistiques et de l’utilisation des équipements, en particulier des véhicules (assurances, enregistrement, immatriculation, vignettes, permis de conduire…) ;
  • Assurer un bon suivi de consommation du carburant ;
  • Gérer le charroi automobile et les chauffeurs ;
  • Assurer la disponibilité des lieux d’entreposage des équipements
Competencies
Compétences

VALEURS FONDAMENTALES/PRINCIPES DIRECTEURS

Intégrité : Démontrer sa cohérence à défendre et promouvoir les valeurs d’ONU Femmes dans les actions et décisions, conformément à UN Code de conduite.

Professionnalisme : Démontrer les compétences professionnelles et des connaissances spécialisées des domaines pertinents de travail.

Sensibilité culturelle et la valorisation de la diversité : Démontrer une appréciation de la nature multiculturelle de l’organisation et la diversité de l’équipe. Démontrer une perspective internationale, appréciant la différence dans les valeurs et l’apprentissage de la diversité culturelle.

COMPETENCES DE BASE
  • Ethique et valeurs : Démontrer et sauvegarder les valeurs d’éthique et d’intégrité
  • Compréhension organisationnelle : Démontrer un savoir collectif et un bon jugement
  • Développement et innovation : Prendre en charge de la croissance et de prendre l’initiative
  • Travailler en équipe : Démontrer la capacité à travailler dans un environnement multiculturel, ethniques et de maintenir des relations de travail efficaces avec des personnes d’origines nationales et culturelle
  • Communication et partage d’informations : Faciliter et encourager une communication ouverte et ambitionnez une communication efficace
  • L’autogestion et l’intelligence émotionnelle : Rester positif même dans les moments difficiles et complexes, gérer des situations tendues avec diplomatie et tact, et avoir un comportement cohérent vis-à-vis d’autrui
  • Gestion des conflits : Conflits de surface et y répondre pro activement reconnaissant différents sentiments et opinions et diriger l’énergie vers une solution mutuellement acceptable
  • L’apprentissage continu et le partage de connaissances : Encourager l’apprentissage et de partage des connaissances
  • Prise de décision appropriée et Transparente : Démontrer la prise de décision éclairée et transparente
COMPETENCES FONCTIONNELLES
  • Capacité de chercher activement à améliorer les services sécuritaires pour offrir des nouvelles et différentes options pour résoudre les problèmes et pour répondre aux besoins des clients
  • Capacité de travailler sous pression ou dans les situations de crise. Disponibilité pour voyager à l’intérieur de la zone de responsabilité
  • Bonne connaissance des règles et Procédures sécuritaires UN
  • Mettre l’accent sur le résultat pour le client et répondre positivement à ses demandes
  • Capacité à travailler selon les principes de gestions axée sur les résultats

Attention aux détails

  • Habilité éprouvée à s’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit
Required Skills and Experience
Qualifications
Formation :
  • Un diplôme d’études secondaires est requis. Un diplôme de premier cycle en administration des affaires ou dans un domaine connexe est souhaitable

Expérience

  • Minimum 6 années d’expérience dans le domaine de sécurité, HR, Procurement, logistique et administration.
  • Une expérience antérieure avec le système des Nations Unies ou une ONG internationale est désirable mais non requise.

Langue

  • Maîtrise de la langue française est requise.
  • Connaissance de base de la langue anglaise est un atout

Autres compétences

  • Connaissance et expérience dans l’utilisation des radios HF et VHF ;
  • Connaissance des mesures sécuritaires de la RDC ;
  • Solide expérience en informatique (MS Word, Excel, Access and Power Point)
  • Etre titulaire d’un permis de conduire en cours de validation et être en mesure de conduire les véhicules 4 x 4 de l’organisation ;http://www.tonjob.net/wp-admin/post-new.php?post_type=job_listing
  • Etre en mesure de voyager fréquemment ;
  • Etre physiquement apte

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.


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