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NOTE: Cette offre d'emploi a expiré et n'est plus pertinente!
offre d'emploi

Business Support Assistant, Kinshasa

  • Anywhere
  • CDD

Job Description

Le PAM recherche des candidats de la plus haute intégrité et du professionnalisme qui partagent nos principes humanitaires.

La sélection du personnel se fait sur une base concurrentielle et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l’équilibre entre les sexes.

A PROPOS DU POSTE

Poste                           : Business support assistant/UNHAS

Type de contrat       : Fixed term

Grade                          : GS  5

Durée                          : Contrat initial d’un (1) an renouvelable

Lieu d’affectation   : Kinshasa

Date limite                : 14 Mars 2019

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies (PAM) est l’agence de première ligne des Nations Unies contre la faim dans le monde. Le Programme alimentaire mondial en République démocratique du Congo recherche les services d’un Business Support Assistant expérimenté et polyvalent en soutien aux fonctions administratives de « UNHAS » à Kinshasa..

OBJET DU POSTE

Mettre en oeuvre une large gamme de procédés et d’activités administratives afin de pouvoir fournir un service de qualité.

RESPONSABILITÉS CLÉS (non exhaustives)

  1. Collecter les informations pour les inclure dans les rapports, documents et correspondances, afin d’assister les collègues dans leur travail.
  2. Répondre aux questions basiques et donner des recommandations précises actuelles.
  3. Faire et gérer les tâches administratives et financières habituelles du bureau, afin de contribuer à une gestion efficace des ressources.
  4. Gérer les archives et mettre à jour les bases de données afin que les informations soient organisées et disponibles pour l’ensemble du personnel.  
  5. Entretenir des contacts réguliers avec différents types de partenaires que ce soit pour les fonctions administratives, le partage d’information ou le soutien du personnel.
  6. Faire la modification des listes d’émargements, de la documentation, de la correspondance… dès que nécessaire conformément aux règlements en vigueur.
  7. Contribuer à l’amélioration des procédures et procédés en vigueur.
  8. Collecter et faire des analyses simples des données pour contribuer à la qualité de la gestion de l’information.
  9. Guider les collègues plus jeunes dans la réalisation de leurs taches.

AUTRES RESPONSABILITES :

       I. Personnel : Assister et suivre le personnel et les équipages :

  • Arranger et coordonner les déplacements en provenance et à destination de RDC, ainsi que internes RDC, de tout le personnel et des équipages dès que nécessaire.
  • S’occuper de et vérifier que les invitations, les visas ID et autres démarches de sécurité pour le personnel UNHAS et pour les équipages sont bien en vigueur.
  • Gérer les contrats des fournisseurs et agir en tant que point focal de la station.

2. Partenariat : Encourager le partenariat stratégique et opérationnel avec les agences UN tout en reportant les informations des applications dans le système mis en place.

3. Responsabilité et financement : démontrer une gestion efficace des ressources.

  • Effectuer le suivi des factures avec les partenaires et faire la liaison avec les finances pour les paiements.
  • Préparer et compiler les rapports hebdomadaires de logement et faire le suivi des factures.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE MINIMALES STANDARD

Education: Achèvement des études secondaires. Un certificat d’études post secondaires dans le domaine fonctionnel connexe est souhaitable.
Experience: Cinq années ou plus d’expériences proffessionnelles progressives dans le milieu financier avec une expérience administrative.
Connaissances et compétences
  • Connaissances des pratiques et des méthodes de business général obtenues à travers des cours techniques et l’expérience.
  • Capacité à créer et à maintenir des relations avec divers partenaires afin de de fournir un service de qualité.  
  • Capacité à mener à bien des analyses de données simples et de rectifier par soi-même les problèmes nécessitant une attention.
  • Capacité à suivre et enregistrer les transactions financières.
  • De bonnes compétences en communication sont requises pour transmettre et recevoir les informations et être capable de travailler avec différentes personnes.
  • Capacité à la confidentialité.

 

Langages: Expression écrite et orale courante en français et en anglais.

INFORMATIONS IMPORTANTES ET SUPPLEMENTAIRES

Le PAM appliquera un processus de sélection rigoureux et transparent comprenant une évaluation approfondie des compétences techniques afin de s’assurer que les meilleurs candidats soient sélectionnés pour le poste. Assurez- vous que votre demande contient des informations précises et complètes sur les qualifications académiques, les dossiers d’emploi et les compétences linguistiques. Seuls les candidats retenus seront invités à une entrevue.

Le PAM s’est engagé dans la diversité et l’inclusion dans son effectif et encourage les candidatures féminines et masculines qualifiés de tous les milieux religieux et ethniques à faire leur demande.

Le PAM a une tolérance zéro pour la discrimination et ne fait pas de discrimination en fonction du statut du VIH/SIDA.

COMMENT POSTULER

Les candidats intéressés doivent compléter leurs applications en ligne sur le site Web du PAM : http: //www.wfp.org/careers en cliquant sur « Postuler ». Les candidats devront s’inscrire et créer des CV en ligne pour pouvoir postuler. Des copies papier des CV ou des applications par courrier électronique ne seront pas acceptées. Assurez- vous que votre demande contient des informations précises et complètes.

LE PAM NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET  NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

Seuls les candidats retenus seront convoqués au test écrit et à l’interview

Les candidatures féminines sont particulièrement encouragées.

DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURES

14 Mars 2019

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