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Chargé d’Administration, Kinshasa

  • Kinshasa, Kinshasa, République démocratique du Congo
  • Temps plein

Job Description

Titre du poste :                 Chargé d’Administration

Superior Direct :             Directeur des finances et de l’administration

Lieu :                                    Kinshasa, République Démocratique du Congo (RDC)

Résumé général / but :

Le Centre de communication  et des Programmes (CCP)  de l’Université  Johns Hopkins est fondé sur la conviction que le changement social et comportemental est essentiel pour résoudre les problèmes de santé les plus pressants au monde. Notre mission est d’inspirer et de responsabiliser les gens du monde entier pour qu’ils fassent des choix sains pour eux-mêmes et leurs familles. CCP mettra en œuvre le projet USAID Breakthrough-ACTION-DRC (BA / RDC) qui utilisera des outils de pointe basés sur des preuves pour encourager les populations des pays en développement à adopter des comportements sains. Une grande partie du travail mobilisera le pouvoir de la communication – les campagnes médiatiques, les drames télévisés et radiophoniques, les affiches simples dans une clinique de santé – pour susciter un changement durable. Le projet tirera également parti d’autres approches de sciences comportementales telles que l’économie comportementale et la conception centrée sur l’homme pour améliorer les programmes.

Vue d’ensemble

Le projet Breakthrough Action DRC (BA-DRC) recherche un responsable administratif pour rejoindre notre équipe et soutenir nos procédures de bureau quotidiennes

Le chargé administratif est responsable de la majorité des tâches administratives du projet. Cette personne gérera les dossiers des employés, organisera les fichiers, répondra aux appels et fournira un support à l’ensemble de l’entreprise. En tant que responsable administratif, le candidat idéal sera hautement organisé et capable de gérer les dossiers financiers et les dépenses.

Fonctions et responsabilités des agents administratifs :

  • Surveiller et entretenir le matériel de bureau et les stocks ; commande des fournitures de remplacement au besoin
  • Aider dans le processus d’approvisionnement local
  • Créer, mettre à jour et tenir à jour des dossiers du personnel, des dossiers financiers, les bases de données et d’autres dossiers.
  • Mise à jour des politiques et procédures du bureau et veiller au respect du règlement intérieur
  • Elaborer des tableaux de bord sociaux permettant de suivre l’activité du personnel (absentéisme, congés…) en relation avec toutes les unités
  • Effectuer le suivi des congés et veiller à la prise effective par le personnel
  • Planification du calendrier du projet et mise à jour selon les besoins
  • Préparer l’ordre du jour des réunions du projet et la prise de note (PV) des réunions
  • Soutenir le personnel et les partenaires, selon le besoin
  • Organiser les réunions, les agendas de rencontre la salle de conférence, l’équipement et le nettoyage
  • Préparer et arranger les voyages du personnel de bureau et les partenaires ;
  • Coordonner l’entretien général des équipement du bureau (climatisation, sécurité, etc.) et la mise à jour (nettoyage des tapis, peinture, etc.).
  • Coordonner et assister le personnel des bureaux régionaux pour le bon fonctionnement de leurs bureaux.
  • Ecrire les correspondances,  la documentation ou du matériel de présentation
  • Assister er participer à la réalisation de tout autres taches jugées nécessaires pour le bon fonctionnement du bureau et à l’entente des objectifs du projet.

Qualifications :

  • Excellentes compétences de communication écrite et verbale
  • Excellentes compétences en gestion du temps ; capable de prioriser les taches
  • Motivé pour entreprendre des projets supplémentaires et résoudre des problèmes
  • Confortable dans un environnement en évolution rapide avec de multiples tâches et projets à portée de main
  • Capacité d’organiser et de gérer de grandes quantités de fichiers, de tâches, de calendriers et d’informations
  • Autonome et capable de travailler sans supervision
  • Confortable à la fois dans le rôle de leader et d’équipe, gérer les membres de l’équipe, diriger les réunions d’assistants et supervise le cas échéant
  • Répondre aux demandes de renseignements téléphoniques, diriger les visites et appels pour l’équipe.
  • Capable d’exécuter des tâches de bureau, de conserver des fichiers et des informations confidentielles, d’organiser les documents en fonction des besoins
  • Licence ; un diplôme d’associé ou une licence en commerce, en administration ou dans un domaine connexe préféré
  • Expérience préalable en tant qu’assistant de bureau, administrateur de bureau ou gestion de responsabilités administratives dans un domaine connexe
  • Très bien organisé et capable de fonctionner bien dans un environnement en évolution rapide
  • Volonté d’apprendre et d’éteindre les objectifs du projet
  • Maîtrise de l’informatique, y compris Microsoft Office (Word, PowerPoint et Excel) ; la planification des rendez-vous / mise à jour des calendriers
  • Trois ans d’expérience professionnelle
  • Maîtrise de l’anglais est un atout

Applications : Les candidatures intéressées doivent être envoyées à [email protected] au plus tard à 17h00, heure de Kinshasa, le 19 octobre 2018, avec l’objet : « Chargé d’Administration BA-RDC » et joindre ci-dessous:

  1. Une lettre de motivation détaillée
  2. Un CV à jour avec au moins trois personnes de référence

Les soumissions qui ne comportent pas l’objet comme indiqué ci-dessous , qui n’incluent pas les documents demandés ou qui sont reçues après la date limite ne seront pas prises en compte..

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