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Commis aux achats, Kinshasa

  • Kinshasa, Kinshasa, République démocratique du Congo
  • CDD
  • Catégorie:
  • Publié le:10/11/2018
  • Expire dans: 5 days
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Job Description

Job Description

Agency UNDP

Title Commis aux achats

Job ID 19236

Practice Area – Job Family Management

Vacancy End Date (Midnight New York, USA) 19/11/2018

Duty Station Kinshasa, Congo, The Democratic Republic

Education & Work Experience G-Bachelor’s Level Degree – 4 year(s) experience

Languages

Required: French

Desired: English

Grade: G4

Vacancy Type: FTA Local

Posting Type: External

Bureau: Africa

Contract Duration 1 Year with possibility for extension

Background

Sous la supervision générale du Spécialiste aux Achats et la supervision directe de l’analyste aux Achats, le Commis aux Achats effectuera l’exécution transparente et efficace des procédures et normes du PNUD liées aux achats afin d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix. Le Commis aux Achats a une bonne interprétation et analyse des règles et politiques en matière d’achats. L’objectif fondamental est de contribuer de façon pérenne à l’efficacité de la gestion des achats pour une mise en place dans les délais des projets du PNUD.

Le Commis aux Achats travaille en étroite collaboration avec les équipes des Opérations, du Programme et des projets du bureau, et avec le personnel du siège du PNUD concerné pour résoudre des questions complexes liées au Procurement et pour un échange d’informations.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions clés:

  • Mise en œuvre des stratégies opérationnelles
  • Appui aux processus d’Achats
  • Mise en œuvre des stratégies de « sourcing »
  • Appui au renforcement et au partage des connaissances

S’assurer de la bonne mise en œuvre des stratégies de « sourcing », avec l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

  • Respect intégral des activités d’Achats selon les règles, procédures et stratégies du PNUD;
  • Contribution à la préparation du plan de travail de l’équipe des Achats.

Appuyer l’équipe dans les différents processus d’Achat pour le compte du Bureau Pays/Programme/Projets/Agences

  • Appui à l’équipe des Achats dans la mise en œuvre  des plans d’achat pour le bureau pays et sa mise en œuvre ;
  • Appuyer dans l’organisation des processus d’achat y compris la préparation et la conduite des RFQs, ITBs ou RFPs, la réception des cotations, des offres ou des propositions, leur évaluation, les négociations de certaines conditions de contrats conformes aux règles, règlements, politiques et stratégies des Nations Unies/PNUD;.
  • Suivi de tous les processus d’Achats jusqu’à la livraison au projets/programmes, l’acceptation et du paiement.
  • Suivi des dossiers de dédouanement avec les transitaires et coordination avec l´unité Logistique pour la réception des biens ;
  • Suivi avec les Clients de leurs requêtes, veiller à ce que toutes les exigences sont remplies;
  • Création des « Vendor » et des bons de commande (PO) dans l’Atlas ;
  • Préparation des différentes correspondances de routine de l’Unité des Achats ;
  • Extraction, saisie, reproduction et archivage des données provenant de diverses sources ;
  • Appui à la compilation des informations pour la préparation de factures de recouvrement des coûts pour les services d’achats

Contribuer à la mise en œuvre des stratégies de « sourcing » par l’atteinte des résultat ci-après :

  • Un appui au développement et la mise à jour d’une base de données des fournisseurs et du roster des consultants individuels ;
  • Un appui au développement des nouveaux LTAs ou Préqualifications 

Assurer le partage des connaissances au sein du Bureau pour atteindre les résultats ci-après :

  • Participation aux formations sur les Achats ;
  • Contribution aux réseaux de connaissance et communautés de pratique en Achats

Impact des résultats

Les résultats clés ont un impact dans l’exécution de la gestion de services d’achats du Bureau Pays en termes de qualité et de l’exactitude du travail accompli. L’exactitude des données, la présentation de l’information et de l’approche axée sur la clientèle renforcent les capacités du PNUD dans la fourniture de services d’Achats.

Competencies

EFFICATITE OPERATIONNELLE

  • Capacité  d’effectuer une variété de tâches et de fonctions de routine liées aux Achats de biens, Services et Travaux
  • Capacité de vérifier les données, identifier et ajuster les écarts
  • Capacité à gérer un volume important de travail sous pression
  • Bonne connaissance des règles et procédures
  • Bonne connaissance des fonctions administratives
  • Bonne connaissance de l’outil de travail Atlas
  • Aptitude à utiliser des équipements informatiques et de bureau  pour assurer une prestation efficace des services  
  • Capacité à organiser et accomplir plusieurs tâches  en établissant des priorités

GESTION DES DONNEES

  • Recueillir  et compiler  les données avec rapidité et précision en  identifiant ce  qui est pertinent
  • Rassembler de façon méthodologique les données et faire preuve d’esprit d’analyse dans leurs vérifications et corrections éventuelles

GESTION DES DOCUMENTS, CORRESPONDANCES ET  RAPPORTS

  • Créer, éditer et présenter des informations (requêtes, rapports, documents) en formats visuellement agréable, propre et présentable tels que des tableaux, des formulaires, des présentations, des notes d’information des rapports à l’aide des NTIC.
  • Démontrer une bonne compréhension de la grammaire, de l’orthographe et de la structure dans la langue requise
  • Assure la rédaction des correspondances, les rapports et documents conformément  aux normes de l’ONU
  • Capacité de produire des documents précis et bien documentés conformes à la norme requise

PLANNIFICATION, ORGANISATION ET PLURALITE DES TACHES

  • Organise et exécute avec précision des tâches multiples en établissant des priorités en tenant compte des missions spéciales, des interruptions fréquentes, les délais, les ressources disponibles et les multiples rapports hiérarchiques
  • Planifie, coordonne et organise la charge de travail tout en restant conscient de l’évolution des priorités et des délais
  • Démontre la capacité de passer rapidement d’une tâche à l’autre pour répondre aux besoins des multiples sollicitations
  • Etablit, construit et entretient des relations de travail efficaces avec le personnel et les clients afin de faciliter l’appui

Contribuer à la promotion de l’apprentissage et à la gestion des connaissances / partage qui est de la responsabilité de chaque membre du personnel.

Required Skills and Experience

Education:

  • Diplôme d’étude secondaire (Diplôme d’Etat) ;
  • Avoir un diplôme de Graduat en Administration des Affaires, Administration Publique, Finance, Economie ou équivalent est un atout 

Expérience:

  • Minimum quatre (4) années d’expérience professionnelle dans la gestion administrative dont une (1) année au moins dans la gestion des achats.
  • Expérience dans la manipulation des systèmes de gestion basés sur les NTIC.
  • Bonne maîtrise des NTIC (Excel, Word, Outlook…)
  • La connaissance de l’outil de travail « Atlas » (système de gestion intégré) serait un atout.
  • Le candidat sélectionné devra obtenir le certificat en procurement level 1 dans les 6 mois qui suivent sa prise de fonction.

Langues requises:

  • Parfaite maîtrise du français.
  • Bonne connaissance de l’anglais serait un atout

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