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emploi European Commission's

EMPLOI: Assistant Administratif, Kinshasa

  • Anywhere
  • Temps plein

Job Description

  • Participe à la préparation des contrats, en prenant soin à la présentation de toutes les pièces justificatives et le maintien des diverses archives;
  • Aide à la gestion de l’administration et des finances, le cas échéant;
  • Prépare les tableaux de planning du personnel (tableau de planification des congés annuels, de maladie, des absences injustifiées, formation) et prépare un rapport mensuel;
  • Maintient une vue d’ensemble sur les visas et titres de séjour du personnel expatrié (et des membres des familles) et dépose les demandes nécessaires;
  • Suit toutes les questions de protocole (demande de visa, permis de séjour, immatriculation de voiture…) en liaison avec la délégation de l’UE ;
  • Backup du support administratif en cas d’absence des autres personnels administratifs pour les tâches de base des ressources financières et de gestion des ressources humaines;
  • Enregistre les courriers entrant et sortant (y compris les documents transmis pour signature et/ou information à la Délégation de l’UE) et les communications entre les membres de l’équipe. Garantit que les réponses sont envoyées en temps utile;
  • Rédige les correspondances standard et administrative, révise les documents préparés par d’autres membres du personnel (formats et orthographe). Photocopie les documents requis;
  • Crée et maintient le classement et les systèmes de référence en conformité avec les critères applicables dans le cadre des différentes procédures;
  • Garantit l’efficience et l’efficacité de la communication interne et externe;
  • Fournit une assistance concernant la programmation des réunions;
  • Maintient le stock et distribue les fournitures de bureau et met à jour les cartes de stock, le cas échéant.
  • Identifie les informations complexes, urgentes ou sensibles pour un traitement spécial;
  • Génère une série de rapports et de tableaux statistiques pour soutenir d’autres membres de l’équipe;
  • Donne des instructions et forme le nouveau personnel, donne des orientations sur les procédures administratives et coordonne les services de secrétariat du bureau.
  • Contrôle tous les visiteurs du bureau; leur délivre des cartes d’identification et les dirige vers leurs interlocuteurs/salle de réunion, selon le cas;
  • Gère le standard central, répond au téléphone, répond à l’acheminement des demandes d’information;
  • Transmet des messages et s’assure fréquemment du bon fonctionnement des équipements (télécopieur, fax) – en particulier en ce qui concerne l’approvisionnement en papier ;
  • Reçoit, enregistre et distribue toute forme de communication reçue au bureau (par e-mail, fax, courrier, valise diplomatique, courrier express, courrier aérien et téléphone);
  • Aide à la préparation des réunions. Gère les réservations la salle de réunion;
  • Met à jour la liste des contacts du personnel sur une base régulière et la communique au personnel;
  • Conserve la liste des noms, adresses et numéros de téléphone des fonctionnaires gouvernementaux membres des missions diplomatiques, des partenaires opérationnels et des fournisseurs.
  • Gère et planifie la couverture du front-desk;
  • Gère les déplacements des chauffeurs;
  • Fournit un support administratif avec précision et cohérence;
  • Joue le rôle focal pour le suivi des missions et demandes de congé de l’ensemble du personnel;
  • Facilite les modalités de déplacement professionnel du personnel (y compris l’hébergement) en assistant pour les préparatifs logistiques, assiste dans la préparation des habilitations de sécurité;
  • Maintient les horaires de voyage pour les membres du personnel d’ECHO travaillant dans le pays/région;
  • Organise et maintient un système de classement pour les fichiers liés au secrétariat;
  • Traduit et interprète, le cas échéant.
  • Dirige et coordonne les services de soutien au bureau, et notamment la coordination avec les fournisseurs.

Comment Postuler:

La date limite de soumission des candidatures est fixée au Lundi 26 Août 2019 à 17h00.

Ce poste est ouvert aux ressortissants et résidents de la République Démocratique du Congo en possession d’un permis de travail et d’un titre de séjour valides.

Le profil détaillé du poste est disponible à la rubrique « Emploi et Financements » du site Web de la Délégation de l’UE en République Démocratique du Congo :
Les candidatures doivent contenir une lettre de motivation, un CV dont le format est accessible via le lien suivant et en cliquant sur le poste recherché : https://eeas.europa.eu/delegations/dr-congo-kinshasa/area/jobs-funds_fr,
avec les noms de trois références professionnelles récentes (fonction, adresse e-mail et contact téléphonique), les copies certifiées conformes des diplômes et certificats de travail. Ils doivent être envoyés en mentionnant clairement l’objet à :
DG Protection Civile et Opérations d’Aide humanitaire Européennes – ECHO
A l’attention de : Christophe Chambonnet
Immeuble BCDC – 14ème étage
Blvd du 30 Juin
Gombe / Kinshasa

Ou par courrier électronique :

[email protected]

Seules les candidatures complètes transmises dans les délais et répondant aux critères énumérés dans cette offre seront considérées. Uniquement les candidats retenus seront contactées.

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