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EMPLOI: Grant& Procurement Assistant(e), Mbandaka 

  • Anywhere
  • CDD

Job Description

Appel à candidatures CHEMONICS/ACCELERE I ACTIVITE 1 

CONTEXTE

Chemonics International Inc., une société de développement international basée à Washington D.C., cherche des candidats pour un projet en République Démocratique du Congo financé par l’USAID. 

ACCELERE ! Activité 1 est une composante d’un programme conjoint de l’USAID et l’UKAID pour appuyer l‘engagement du gouvernement de la RDC (GDRC) à l’éducation de base gratuite et universelle, et à l’amélioration des résultats d’apprentissage tels que formulé dans le plan d’enseignement intérimaire GDRC (IEP), la Stratégie dans le secteur de l‘éducation ainsi que d’autres réformes et efforts dans le secteur. LActivité 1 d’ACCELERE ! est un programme de cinq ans financés par l’USAID et mis en cuvre par Chemonics International. Activité 1 soutiendra les écoles publiques primaires et les écoles soutenues par les réseaux religieux dans 25 Sous-Provinces éducationnelles à travers les provinces cibles (Kasaï-Oriental, Kasaï-Central, Haut-Katanga, Lualaba, Sud-Kivu, Nord-Kivu, Equateur et Sud-ubangi). Le projet vise également l’amélioration de l’accès des jeunes en rupture de l’Education dans les Centres de Rattrapage Scolaires et de formation professionnelle. 

Chemonics recherche des candidats pour : 

Poste: Grant& Procurement Assistant (e)
Type de contrat: CDD
Lieu de travail: Mbandaka 
Nombre de poste:

RESPONSABILITES ET TACHES

Sous la supervision du Gestionnaire des Opérations, l’Assistant aux Achats et Approvisionnement et Subventions sera responsable des tâches décrites ci-dessous: 

Achats et Approvisionnements 

  • Se conformer à la politique et aux procédures de Chemonics/ACCELERE 1, comme détaillé dans le Manuel des achats ainsi qu’aux règles de l’USAID ;
  • Créer, maintenir et suivre les dossiers relatifs aux demandes d’achats et aux bons de commandes inclus tous les documents de support; Créer et maintenir un classement physique des tous les dossiers procurement et leur attribuer un numéro séquentiel ;
  • Enregistrer les dossiers procurement dans le Sharepoint Numéroter et enregistrer les différents PARS Mise à jour de PAR trackers et de Invoices tracker Organiser mensuellement et trimestriellement un achat compilé des fournitures de bureau, de formation, de réunion, etc, et donner à la comptabilité des détails pour la comptabilisation;
  • Préparer les bons de commande et soumettre à la revue du Gestionnaire des achats ;
  • Revoir les items achetés et les distribuer aux personnes appropriées;
  • Agir comme alternative dans l’absence du Gestionnaire approvisionnements en préparant et en distribuant les appels d’offres et les demandes de cotations, recevoir les offres, répondre aux questions et obtenir les cotations, choisir les fournisseurs et s’assurer que tous les approvisionnements sont conformes aux exigences de l’USAID et de Chemonics;
  • Organiser le système de classement incluant les offres, les paiements, les évaluations, les rapports, etc; 
  • S’assurer que toutes les approbations sont obtenues pour toutes les demandes d’achats, demandes avant de procéder aux achats; 
  • Travailler avec les équipes techniques, administratives et financières pour s’assurer que leurs besoins d’approvisionnements sont satisfaits et qu’ils sont en conformité avec les procédures d’achats; Effectuer d’autres tâches liées au domaine des approvisionnements. 

B) Subventions 

  • L’Assistant aux subventions appuiera le Gestionnaire des Subventions dans l’élaboration et/ou l’examen des documents principaux de subvention tout au long du cycle de vie des subventions tels que les documents d’appel d’offres, les accords de subvention, les budgets, les informations de clôture, etc. II/elle aidera à superviser la performance des subventions du projet via la fourniture des orientations aux bénéficiaires à toutes les étapes de la mise en oeuvre et de l’assistance, en compagnie des spécialistes techniques; eu égard à l’examen des livrables, des visites de sites
  • Aider le Gestionnaire des subventions dans l’exécution du programme de subventions en veillant à ce que les procédures se conforment au Manuel des subventions et à la réglementation de l‘USAID;
  • Assurer l’élaboration, l’examen et le classement des documents de subventions tout au long du cycle de vie de la subvention, en assurant une documentation complète et précise, et en informant sur les politiques, en offrant des orientations et de l’interprétation en faveur du personnel du programme et des bénéficiaires;
  • Assister le gestionnaire des subventions dans l’examen de toutes les demandes, livrables liés aux subventions (en collaboration avec les spécialistes techniques), en vue de la qualité, de la cohérence contractuelle, de l’exactitude et de la conformité aux règlements de l’USAID;
  • Assurer une planification et préparation adéquates pour des besoins de mise en oeuvre de subventions, notamment l’évaluation des risques avant l’attribution; Faciliter les demandes d’achats, des décaissements de fonds, et des éléments de logistique et de planification des activités des bénéficiaires de subventions ;
  • Établir et maintenir un système de suivi dans la préparation des appels d’offres (RFAs), l’examen des propositions de subvention, la sélection des bénéficiaires, le suivi de la performance des bénéficiaires, et le paiement; 
  • Travailler avec le gestionnaire de subventions pour assurer que les RFAs (appels d’offres), les documents, et les décaissements au titre du projet sont bien préparés et exécutés et qu’ils sont conformes aux procédures de l’USAID et de Chemonics;
  • Rédiger et gérer une documentation appropriée et / ou fournir des informations pour des dispenses d’achats / d’approbations pour examen par le gestionnaire des subventions ;
  • Effectuer d’autres tâches selon les besoins. 

PROFIL RECHERCHE 

  • Diplôme supérieur en Economie, Commerce International ou domaine connexe pertinent;
  • Au moins 1 an d‘expérience (formation ou stage professionnel compris) dans les approvisionnements ou Purchasing Management pour des initiatives financées par USAID et Deux ans minimum d’expérience professionnelle en matière des subventions financées par l’USAID dans le cadre des programmes de contrats, connaissance pratique en matière de l’ADS 302, ADS 303, ADS 310, 22 CFR 228, et des dispositions standard;
  • Fortes capacités d’organisation et de communication, la connaissance de l’anglais serait un atout; Etre méticuleux, proactif, discret, honnête et intègre;
  • Capacité de travailler en équipe ;
  • Maîtrise de l’outil informatique en l’occurrence Word et Excel, la connaissance de SharePoint serait un plus;
  • Expérience manifeste dans l’évaluation de la solvabilité des organismes bénéficiaires en matière des subventions, ainsi que de leurs capacités financières, administratives et capacités de planification des programmes ;
  • Excellente communication (orale et écrite) en français, anglais sera un atout. 

Comment postulez ? 

Daignez déposer votre CV et lettre de motivation avec trois références professionnelles à [email protected] Veuillez indiquer le poste comme suit (exemple : Mbandaka/Grant & Procurement Assistant) dans l’objet du mail et renommer votre CV par votre nom. La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 14 Septembre 2019 à 17h00. Toutes les candidatures doivent être envoyées par e-mail. Cette offre ne concerne que les candidats locaux ! Pas de demande de renseignement par téléphone ! Seuls les finalistes seront contactés. 

N.B : Chemonics International ne demande pas de frais pour le dépôt ni le traitement des candidatures d’emploi soumises. 

Chemonics est un employeur qui respecte l’égalité dans le domaine du travail. Les candidatures féminines  sont fortement encouragées

Souleymane Kante

Chief of party, Chef du Projet 

(USAIDIUKAID) Accelere! 1


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