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Emploi receptionsit kinshasa offre d'emploi

EMPLOI: Receptionist, Kinshasa

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Job Description

EMPLOI: Receptionist, Kinshasa

Job #: req3312
Organisation: Banque Mondiale
Secteur: support administratif / bureau
Grade: GA
Durée Durée: 2 ans 0 mois
Type de recrutement: Recrutement local
Lieu: Kinshasa, République Démocratique du Congo
Langue (s) requise (s): anglais, français
Langue (s) préférée (s):
Date de clôture: 18/06/2019 (MM / JJ / AAAA) à 23h59 UTC 

La description

Fondé en 1944, le GBM est l’une des plus grandes sources de financement et de connaissances au monde pour les solutions de développement. Au cours de l’exercice 2018, le GBM a engagé 67 milliards USD de prêts, dons, participations et garanties à ses membres et aux entreprises privées, dont 24 milliards USD de financement concessionnel à ses membres les plus pauvres. Il est régi par 188 pays membres et fournit des services dans 120 bureaux avec près de 15 000 employés répartis dans le monde.

La Banque mondiale, la principale institution multilatérale de développement économique mondial, recrute actuellement une réceptionniste pour une période initiale de 2 ans afin de fournir des services d’accueil et de soutien administratif professionnels à l’organisation. Il / elle devra travailler sur plusieurs tâches simultanées avec une interruption constante sans perdre sa concentration ou son souci du détail. Il doit être capable de gérer les situations d’urgence de manière calme, efficace et rapide. faisant preuve d’un excellent sens de l’initiative et de la discrétion. La réceptionniste sera recrutée localement et basée au bureau de la Banque mondiale à Kinshasa, en RDC. Pour les tâches et les responsabilités au jour le jour, il / elle relève de l’assistant de direction principal basé au bureau de pays.

Rôles et responsabilité:

• Fournir un premier point de contact au bureau de pays. Maintenez une apparence soignée et nette de la réception et de la salle d’attente.
• Servez la zone de réception: identifiez et admettez tous les visiteurs arrivant au bureau de la réception conformément aux instructions de sécurité et fournissez un soutien et des instructions en fonction des besoins.
• Exploitez le standard téléphonique du bureau de pays: répondez aux appels et redirigez les appels si nécessaire, effectuez un filtrage préalable des appels, prenez les messages urgents et transmettez-les au personnel dans les meilleurs délais, répondez aux demandes de renseignements de routine et / ou redirigez-les vers personnel approprié, passez des appels interurbains sortants, le cas échéant.
• Répondre aux questions de routine des clients / visiteurs extérieurs et leur fournir les informations nécessaires.
Capable de rédiger des mémos et des lettres et de formater des lettres.
• Assurez-vous que les mesures de sécurité sont bien suivies. Signalez toute incohérence à l’équipe de sécurité.
• Maintenir une liste de contacts d’urgence à jour pour le visiteur du bureau de pays.
• Tenir à jour le tableau de la mission à venir. Tenir à jour les informations sur les missions à venir et à venir en Angola.
• Tenir à jour une base de données sur les responsables gouvernementaux, les donateurs, les agences des Nations Unies, les organisations non gouvernementales et autres institutions et personnes régulièrement associées aux travaux du bureau de pays.
• Assurez-vous que tout courrier adressé au bureau de pays est correctement enregistré et parvient aux personnes concernées aussi rapidement que possible.
• Assurez-vous que les pochettes entrantes sont ouvertes, que la date de l’envoi est estampillée et acheminée au Front Office aussi rapidement que possible. Conservez un bon fichier de factures pour les voies aériennes pour la livraison des sachets. En outre, être responsable de la poche sortante;
• Organisez une distribution en temps voulu des courriers entrants et sortants depuis / vers les clients de la banque ainsi que les destinataires internes; enregistrer les envois de lettres officiels en tenant un journal détaillé.
• Gérer avec le pilote principal tout le soutien logistique concernant la Banque mondiale et les véhicules de location;
• Coordonner avec les chauffeurs pour assurer une prise en charge rapide et efficace de l’aéroport à l’hôtel et à l’aéroport;
• Coordonnez-vous avec les pilotes et les autres membres de l’équipe pour assurer un suivi efficace des mouvements de personnel vers et depuis les réunions en ville.
• Fournir un soutien solide aux événements ou missions du département des services de santé.
• Fournir un soutien général aux bureaux, selon les besoins, afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau de pays.
• Effectuer toute autre tâche assignée par le directeur de pays et / ou le superviseur.

Les critères de sélection

• Diplôme d’études secondaires avec au moins deux ans d’expérience pertinente en tant que réceptionniste ou poste similaire.
• Travail acharné et bon service
• Capacité à travailler avec précision, à travailler en équipe, à suivre des instructions
• Expérience de bureau – Général, ordonnancement, compétences téléphoniques,
• Fiabilité et souci du détail
• Capacité à prendre des initiatives et à gérer la zone de réception avec des compétences professionnelles louables.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles pour interagir efficacement avec une gamme de contacts internes et externes et faire face efficacement à diverses situations qui nécessitent bon jugement, tact et diplomatie.
• Aptitude confirmée à travailler efficacement dans un environnement multiculturel axé sur l’équipe et à fonctionner comme un membre efficace de l’équipe.
• Excellente attitude envers le travail dans un environnement en constante évolution.
• Compétences adéquates en communication écrite et verbale pour préparer / rédiger des communications et assurer la qualité des résultats écrits.
• Capacité de hiérarchiser les tâches, de gérer plusieurs tâches simultanément et de répartir efficacement le temps.
• maîtrise des applications informatiques de base; la connaissance des politiques et procédures de la Banque serait un avantage, mais pas une exigence.
• Capacité démontrée à produire un travail de haute qualité sous pression.
• Un haut niveau d’intégrité et de fiabilité.
• Capacité à faire des heures supplémentaires, si et quand requis.
• Maîtrise de l’anglais écrit et parlé. Une connaissance pratique de l’anglais et du français constituerait un avantage précieux.
• Excellent joueur d’équipe, capable d’interagir avec tact et efficacement avec le personnel de tous les niveaux dans un environnement multiculturel.
• Capacité à travailler avec précision et à effectuer des tâches conformément à des instructions spécifiques.
• Volonté de demander l’aide d’un personnel plus expérimenté et d’apprendre des autres.

Compétences

• Connaissance de la technologie et des systèmes
Capacité de travailler avec les applications logicielles de base de Microsoft Office. Possède des connaissances sur les applications de routine (Outlook) pour les travaux de routine. Aptitude à utiliser ou à apprendre à utiliser les technologies appropriées et / ou les systèmes de gestion de bases de données.
• Gestion de projet et de tâches
Capable d’organiser son propre travail et de mener à bien les tâches qui lui sont assignées conformément aux directives en temps voulu cherche des conseils pour organiser des tâches non routinières. Fait preuve d’une attention particulière aux détails et à la proactivité.
• politiques, processus et procédures institutionnels
Affiche une connaissance de base de la structure de la Banque mondiale et des personnes concernées dans le domaine de responsabilité attribué. Démontre une compréhension de base des politiques et des procédures et est capable de les appliquer dans des situations de routine.
• Polyvalence et adaptabilité
Fait preuve de capacité et de volonté d’apprendre.
• Diriger et innover
Fait preuve d’intérêt et aide à résoudre les problèmes courants. Considère son propre comportement dans le contexte des valeurs et de la mission du GBM. S’adapte aux changements de circonstances.
• Fournir des résultats pour les clients
Fait preuve d’une attitude positive envers le service à la clientèle – la réceptionniste devrait toujours faire preuve d’une attitude positive et serviable; être capable de développer de bonnes relations de travail avec les clients internes / externes; être réactif et proactif aux demandes des clients. Avoir une compréhension de base des rôles du département et de l’organisation dans son ensemble, être capable d’exécuter des tâches et de traiter les demandes de manière cohérente et rapide.
• Collaborer au sein d’équipes et au-delà des frontières
Collaborez avec les autres membres de l’équipe et contribuez de manière productive au travail et aux résultats de l’équipe, en respectant les différents points de vue. Travaillez en coopération et affichez une attitude ouverte et utile envers les autres. Approcher les conflits en tant que problèmes communs à résoudre. Valorise l’importance des points de vue des autres et est conscient de l’impact des travaux sur le GBM.
• Créer, appliquer et partager des connaissances
Montrer de l’intérêt pour la connaissance, l’apprentissage et l’amélioration de ses propres compétences. Interagir positivement avec les autres pour l’échange d’informations et d’idées. Recevez et intégrez les commentaires des autres.
• Prendre des décisions intelligentes
Demander de l’aide et des conseils aux autres, le cas échéant. Utilisez votre propre jugement pour prendre des décisions opportunes et judicieuses.


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