TDR – ASSISTANTE DES OPERATIONS                   

Informations générales sur le rôle

Titre du poste : Assistante des Opérations
Sous la responsabilité de : Directeur des opérations
Années d’expérience requises : Minimum 1 an
Lieu : Kinshasa
Responsabilité budgétaire ? NON

Des rapports directs ?

À propos de MSI

MSI Reproductive Choices (MSI) est une organisation internationale qui fournit aux femmes et aux adolescentes des services de Santé Reproductive (SR) personnalisés et de haute qualité dans 37 pays. Ces services donnent aux femmes le pouvoir de choisir quand elles auront des enfants, afin qu’elles soient libres de poursuivre leurs projets et leurs rêves pour elles-mêmes et leurs familles. En 2020, 32,6 millions de personnes ont utilisé une méthode de contraception fournie par MSI et 12,8 millions de personnes ont bénéficié de services de SR de qualité grâce à MSI, ce qui a eu pour impact :

• 13,4 millions de grossesses non-désirées évitées ;
• 5,6 millions d’avortements dangereux évités ;
• 35 000 décès maternels évités.

MSI en République Démocratique du Congo (MSI RDC) fait partie du réseau de MSI et est le plus récent programme national. MSI RDC a pour objectif d’assurer que toutes les personnes qui le souhaitent puissent avoir accès à des services de contraception moderne abordables et puissent choisir la méthode la plus appropriée pour répondre à leurs besoins.
MSI RDC a commencé à fournir des services de SR en novembre 2018 à Kinshasa et dans la province de Tshopo. Ses activités ont depuis été étendues dans ces deux provinces et également été initiées au Kwilu. MSI dispose d’un bureau provincial dans chacune de ces trois provinces.

La Fonction

L’assistante des opérations assiste le Directeur des opérations dans la coordination des différentes activités de son département. Sa responsabilité est d’assurer le suivi des tâches attribuées à chaque membre du département et d’apporter un support dans les tâches administratives et ou de gestion opérationnelle des différents canaux. Il/Elle est chargé(e) également de faire le suivi administratif des activités des opérations auprès des autres départements.

Présentation du rôle et responsabilités principales

1. Gestion opérationnelle des canaux

• Effectuer des visites ponctuelles et planifiées sur le terrain pour accompagner les canaux dans leurs activités de terrain
• Accompagner les canaux dans les prévisions mensuelles de leurs activités et de leurs besoins
• Faire la situation trimestrielle des matériels/équipements nécessaires à la PF au niveau des Canaux et en assurer le renouvellement
• Suivre les activités de création de la demande et la mise en œuvre des plans d’action
• Appuyer la bonne gestion de stock et exercer des contrôles réguliers

2. Gestion Administrative

a. Canaux

• Suivre et s’assurer du respect du calendrier de rapportage (justifications, services, stocks)
• Rédiger des rapports de supervision
• Rédiger les rapports mensuels des activités
• Participer à l’élaboration des fiches de poste, OBSM, évaluations, validation et suivi des absences, sanctions disciplinaires et Score Card.
• Consolidation et suivi des DA

b. Support

• Mise à Jour et Encodage des données des budgets holders dans le PTBA (channel lead)
•    Contribuer en fonction de la demande du Channel lead à la rédaction des rapports de bailleurs
• Archivage des plans d’actions des canaux, des contrats et documents
• Gestion des courriers et organisation des agendas des opérations
• Gestion des pièces justificatives des opérations
• Suivi des dossiers opérations vers autres départements (Demandes d’achat, recrutements, commandes etc.)
• Organisation des déplacements des personnes (location, billet d’avion, logement, préparation des mission)

3. Suivi et évaluation

• Assurer la mise en œuvre des recommandations des QTA / ACI
• S’assurer de l’application effective des recommandations issues des suivis et supervisions des équipes
• Veiller à la qualité et la véracité des données collectées sur le terrain en effectuant des contrôles inopinés (Processus de validation de données trimestriel)
• Faire remonter les informations du terrain, besoins en renforcement de capacité, ruptures de stocks, difficultés etc.
• Gestion des planning de formations

Qualifications requises

Education/Qualification

• Etre titulaire au minimum du Diplôme d’état + 2 ans d’études supérieures, option secrétariat ou tout autre diplôme reconnu équivalent
• Expérience en gestion ou assistanat de direction (souhaitable)
• Bonne maîtrise des logiciels informatiques (Word, Excel) et internet
• Notions des systèmes de gestion de stock (souhaitable)
• Fortes capacités de discernement et de respect de la confidentialité
• Fortes relations inter personnelles
• Bonnes capacités orales et écrites de communication en Français
• Dynamisme, flexibilité et polyvalence, capacité à travailler sous stress
• Capacité à travailler sur propre initiative et à planifier son temps pour l’atteinte des résultats
• Démonstration d’attention consistante aux détails
• Une bonne capacité d’écoute
• Titulaire d’un permis de conduire (souhaitable)
• Capacités linguistiques : Français (ESSENTIEL) et Anglais (SERIEUX ATOUT)

Qualité personnelle

• Motivation pour suivre la Vision – les Directives MSI-RDC
• Respect des valeurs de MSI-RDC
• Comportement professionnel
• Recherche de l’excellence
• Engagé pour l’amélioration des services de santé reproductive,
• Autonome et capable de travailler avec des supervisions limitées,
• Pro Choix

Comportement du membre d’équipe MSI

Travailler à l’unisson au sein de MSI

• Vous contribuer à utiliser et partager des données et des preuves exactes pour améliorer la compréhension, la connaissance et la prise de décisions à travers MSI, nous permettant d’optimiser notre capacité à influencer les autres.
• Vous partagez les connaissances, l’expertise et les ressources appropriées pour renforcer l’esprit d’équipe et éviter la duplication des efforts.
• Vous travaillez activement au sein d’une équipe, fournissant soutien et souplesse aux collègues, faisant preuve d’équité, de compréhension et de respect pour toutes les personnes et cultures.

Vous faites preuve de courage, d’authenticité et d’intégrité

• Vous assumez la responsabilité des décisions que vous prenez et des comportements que vous adoptez.
• Vous êtes courageux, remettant les autres en question et prenant des risques de manière appropriée et maitrisée.

Développement et croissance

• Vous sollicitez des commentaires afin d’avoir une plus grande conscience de vous et en fournissez de même aux autres d’une manière qui les pousse à être encore plus efficaces.
• Vous gérez votre développement de carrière, ce qui inclut la mise à jour régulière de vos connaissances et compétences.

Atteindre l’excellence, toujours

• Vous vous efforcez à toujours satisfaire et dépasser les attentes, en plaçant les clients au centre de tout, et mettez-en œuvre des façons plus intelligentes et plus efficaces d’accomplir votre tâche.
• Vous construisez et maintenez des relations de travail efficaces à long terme avec toutes les parties prenantes et êtes un véritable ambassadeur de MSI.

Leadership (cadres et responsables hiérarchiques uniquement)

• Vous inspirez les individus et les équipes, par le biais d’un leadership adapté aux situations, en offrant une orientation claire.
• Vous cherchez et offrez des possibilités qui motivent les membres d’équipe, contribuant à développer les compétences et le potentiel tout en renforçant les talents et la relève à disposition.
• Vous êtes au courant des derniers développements dans notre secteur, faisant preuve de connaissances stratégiques sur nos clients et nos affaires et vous encouragez ceci au sein de votre équipe.
• Vous formuler une vision de l’avenir qui inspire et stimule les autres.

Valeurs fondamentales de MSI

• Conduite par une mission : Avec l’engagement inébranlable, nous existons pour donner l’autonomie des femmes et des hommes à avoir des enfants par le choix et non par surprise.
• Centré sur le client : Nous sommes passionnés de nos clients et consacrons nos efforts à l’atteinte de nos objectifs convenus avec la plus haute qualité possible
• Redevabilité : Nous sommes responsables de nos actions et prenons la responsabilité de tout ce que nous faisons pour assurer la durabilité à long terme et l’impact croissant.
• Courageux : Nous recrutons et gérons les talents, passionnés et courageux qui ont le courage pour pousser des défis, de prendre des décisions dures et défier d’autres conformément à notre mission.

Postuler

Date de clôture :  (12 Aout 2021).
Durée du contrat : 6 mois avec possibilité de renouvellement si résultat satisfaisant
Salaire : Compétitif(contrat local)

Le dossier doit être composé :

• D’une lettre de motivation (maximum 2 pages) expliquant comment vos compétences et vos expériences répondent aux exigences du poste.
• D’un CV détaillé (maximum 4 pages).
• Une liste de 3 références professionnelles.

Merci d’envoyer votre demande à l’adresse : [email protected] avec mention obligatoire dans l’objet « Assistante des Opérations ».

MSI RDC garantit l’égalité des chances pour chacun, promouvant la diversité de son équipe. Nous avons une politique de tolérance zéro pour les pots-de-vin et la corruption et n’acceptons aucun paiement dans le cadre de notre processus de recrutement. Veuillez nous informer, via notre politique de prise de parole, si vous rencontrez un problème lors du processus de recrutement en appelant le +243810707772 ou le +44191516 77 56 ou via notre e-mail: [email protected]      

Veuillez noter que ce rôle sera soumis à des vérifications complètes des antécédents préalables à l’emploi, qui peuvent inclure, mais sans s’y limiter à, références d’emploi, vérification du droit au travail, vérification de crédit et vérification de casier judiciaire (le cas échéant)