Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes selectectionnes /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.
Les réformes initiées par le Secrétaire Général considèrent la mise en place de Common Services dont le Common premises ou le UN HOUSE comme l’un des objectifs majeurs. En République Démocratique du Congo, le PNUD a pris le leadership au sein du Système des Nations Unies dans la mise en œuvre et en place, depuis plusieurs années, des services communs dans les domaines tels que le Common Premises, la Sécurité (UNDSS Local cost-shared budget), les Communications/VSAT et la Clinique. Cette stratégie mise en place dans le cadre de « One UN » a été étendue sur le terrain à travers notamment le système de colocation. Cette approche vise à renforcer le côté « ONE UN », la reconnaissance mutuelle entre les agences mais également à réaliser des économies d’échelle, améliorer la rentabilité et la qualité des services ainsi qu’à maintenir une cohésion durable parmi les agences concernées. Particulièrement en 2014, les agences ont affirmé l’ambition d’assurer une meilleure planification dans la gestion de mise en œuvre de ces services communs à travers le concept de Business Operations Strategy.
Outre la mise en place de ces Services communs, le PNUD souhaite accélerer avec les agences intéressées la mise en place d’une « Maison commune des Nations Unies (UN HOUSE) à Kinshasa à travers son projet de construction d’un immeuble dans la concession sise sur le Boulevard du 30 à Kinshasa.
L’Associé aux services communs aura donc la charge d’appuyer le bureau du PNUD en RDC dans la mise en place et la gestion quotidienne des services communs.
Placé sous la supervision directe de l’Operations Manager/Spécialiste aux opérations et celle, plus générale du Représentant Résident Adjoint/Opérations du PNUD, l’Associé aux Services Communs est appelé à jouer un rôle important dans la coordination de ces activités communes.
Duties and Responsibilities •
- Mise en place et gestion quotidienne des budgets des services communs ;
• La mise en œuvre des stratégies opérationnelles ;
• Gestion quotidienne des services communs & satisfaction de la clientèle ;
• Support au fonctionnement efficace et efficient du RCO, OMT et Comité de gestion de la Clinique UN ;
• Soutien aux services administratifs et logistiques ;
• Support de partage au renforcement du savoir et des connaissances.
1 Mise e place et gestion quotidienne des budgets communs
• Elaboration de tous les budgets des services communs tant du bureau pays de Kinshasa que des bureaux de terrain et de projets
• Collecte et suivi des contributions des agences participantes aux différents budgets communs ;
• Assurer le suivi budgétaire régulier et faire le rapport hebdomadairement au superviseur sur les actions et corrections jugées nécessaires ;
• Préparation des rapports narratifs et financiers mensuels, trimestriels, semestriels et annuels à partager avec les agences participantes ;
• Assurer le recouvrement des coûts des services rendus aux autres agences et entités par l’approbation des bills (mettre en statut READY) ;
• Assurer les fonctions de Project manager dans ATLAS pour tous les projets de Services communs du bureau pays ;
2 Assurer la mise en œuvre opérationnelle des services communs, en se concentrant sur la satisfaction du client et l’atteinte des résultats suivants :
• Appuyer le Spécialiste des Opérations dans la gestion quotidienne des services communs en ayant une approche orientée vers l’atteinte des résultats et la satisfaction des clients ;
• Contribuer à l’élaboration et à l’adoption par les différents comités, au plus tard début Novembre de chaque année des budgets communs et préparer les correspondances relatives à la collecte des contributions auprès des agences ;
• Exécuter toutes les activités en lien avec les budgets approuvés des services communs et initier les requêtes de paiement pour les services rendus ;
• Appuyer le Procurement dans l’identification et la sélection transparente des prestataires des services communs avec objectif de mettre en place des LTAs ;
• Préparer et soumettre à la signature les bons de commande manuels et ATLAS des biens et services ;
• Procéder à l’évaluation des performances des prestataires des services communs et initier les réquisitions pour les renouvellements avant expiration des contrats ;
• S’assurer que les services rendus par les prestataires des services communs ainsi que les locaux loués par les bailleurs des bâtiments communs sont de qualité, qu’il y a suffisamment des ressources et que les factures afférentes sont payées dans les délais ;
• Préparer les notes verbales d’exonération de carburant pour le compte des Agences du SNU ;
• Contribuer à la préparation et à la mise à jour des MoUs, SLAs, SOPs et tout arrangement se rapportant aux services communs.
• Jouer le rôle de point focal principal dans le cadre de LTAs mis en place par le bureau relatifs à la fourniture du carburant, du gardiennage, du nettoyage et évacuation des immondices ;
• Suggérer des approches innovantes et efficientes dans la gestion des services communs ;
• Superviser le staff placé sous sa supervision.
3 Gestion quotidienne des services communs & satisfaction de la clientèle :
• Garantir la sauvegarde et le bon fonctionnement des matériels et équipements relevant des services communs et d’administration générale (groupes électrogènes, climatiseurs, ascenseurs, extincteurs, etc.)
• Assurer les inventaires périodiques, le suivi et la maintenance des assets et autres biens relevant des services communs ;
• S’assurer que les installations et personnel relevant des services communs se trouvent dans des conditions optimales de salubrité, de sécurité et de fonctionnement en veillant à la réalisation par les prestataires des travaux d’entretien et de maintenance ;
• Faire en sorte que les dispositifs mis en place dans le cadre de la lutte contre le covid-19 demeurent en place, efficace et fonctionnel ;
• S’assurer que les sociétés de nettoyage et de gestion des immondices, de gardiennage et toute autre, s’acquittent convenablement de leurs taches ;
• S’appuyer sur la Sécurité et ICT dans la gestion des espaces communs et salles de réunions afin de garantir à toutes les agences un accès équitable ;
• Appuyer les Présences locales dans la mise en place et la gestion des common premises et colocation ;
• Veiller à ce que les dispositifs mis en place dans le cadre de la prévention à la COVID-19 et du BCP du bureau sont en place et respectés.
4 Assurer l’efficacité et le bon fonctionnement du RCO, de l’OMT et du Comité de gestion de la Clinique UN en se concentrant sur l’innovation et la flexibilité afin d’atteinte des résultats suivants :
• Appuyer le bureau pays dans toutes les activités de l’OMT principalement dans la mise en place du BOS 2.0 ;
• Collecter les renseignements généraux, assurer la compilation, la préparation des documents d’information et de matériel de présentation, des documents pour les réunions ;
• Assurer la gestion des événements organisés dans le cadre des activités communes aux agences (conférences, ateliers, retraites) par le canal ;
• Appuyer l’Assistant administratif de la Clinique UN dans la gestion quotidienne des aspects administratifs et financiers de la Clinique ;
• Assister le RCO dans la mise en œuvre opérationnelle des activités ;
• Préparer des rapports financiers périodiques à présenter aux Comités et agences ;
• Maintenir en appui à la Clinique l’existence d’un stock de sécurité des médicaments et autres besoins.
5 Assurer le soutien administratif et logistique efficace, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :
• Gérer, avec l’appui de l’Assistante du RRA/O, la réservation des salles de réunion ;
• Préparer et soumettre à la validation du superviseur un plan annuel d’acquisition et en assurer l’exécution en lien avec le Procurement ;
• Faire le suivi sur une base trimestrielle du Vehicle History Log de tous les véhicules relevant des services communs (13920 & 13930) et mettre en place un système de gestion et de suivi des autres véhicules pour s’assurer que les consommations en carburant ainsi que les coûts de leur maintenance sont conformes aux directives de l’organisation ;
• Appuyer l’Administration dans la mise en œuvre des mécanismes d’administration des véhicules en Pool ;
• Approuver en ligne les demandes de voyage sur les vols UNHAS.
6 Le renforcement des connaissances et partage de connaissances, en se focalisant sur l’atteinte des résultats suivants :
Participation à la formation sur l’élaboration et la gestion des budgets communs et mécanismes de partage/recouvrement des coûts, au bénéfice des collègues de terrain ; Contributions aux réseaux de connaissances et de communautés de pratique.
Les principaux résultats ont un impact sur l’efficacité et l’efficience du PNUD RDC dans son rôle en tant qu’agence Lead au niveau des services communs.
Competencies
- Engagement envers la mission du PNUD
- Vision et de ses valeurs.
- Planification et organisation
- Sens de responsabilité
- Créativité
- Esprit d’équipe
- Souci du client
- Gestion des connaissances et apprentissage
- Développement et efficacité opérationnelle.
Required Skills and Experience
Education:
- Minimum un diplôme de Graduat en Administration des Affaires, Administration Publique, Finance, Economie, Gestion ou équivalent. Avoir une Licence serait un atout.
Experience:
- Avoir au minimum une expérience professionnelle de 4 ans dans l’administration, la gestion des services communs, de la logistique et des opérations ;
Une expérience dans la gestion des achats et surtout des processus d’achat formel (RFP, ITB) ;
Une expérience antérieure dans l’utilisation d’ATLAS et d’autres outils de gestion des ressources financières ;
Connaissance dans l’élaboration, le suivi et la gestion des budgets (communs) ;
Expérience au PNUD ou au sein des Nations Unies ;
Être détenteur d’une certification officielle en matière d’achats et de finances (CIPS/CIPFA) serait un atout ;
Bonne maîtrise des NTIC (Excel, Word, Outlook, PowerPoint…).
Language:
- Une très bonne connaissance du Français parlé et écrit.
- Une maitrise de l’anglais est un plus.
