Date limite de candidature : Nov 2, 2024
Cadre organisationnel
Ces deux (2) postes sont à pourvoir dans la Section de la sûreté et de la sécurité de la Mission de l’Organisation des Nations Unies pour la stabilisation en République démocratique du Congo (MONUSCO), dont le lieu d’affectation est Kinshasa. L’assistant(e) administratif(ve) rend compte au coordinateur de la sécurité (P-4) par l’intermédiaire de l’assistant administratif (FS-5) de la section de la Sûreté et de la Sécurité.

Responsabilités
Le titulaire applique ses connaissances et son expérience administratives à un large éventail d’activités liées aux ressources humaines, à la programmation/planification du travail, à la gestion budgétaire/financière et aux tâches administratives suivantes :

• Administration générale :
  • Gérer et répondre efficacement aux besoins administratifs des bureaux clients et du personnel qui lui sont assignés et effectuer des tâches dans les catégories correspondantes.
  • Effectuer diverses actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité de travail, par exemple le processus de recrutement dans Umoja, l’examen de la classification des emplois, la mise à jour de la feuille Excel de la section chargée du recrutement.
  • Recueillir des données à partir des bases de données pertinentes et contribuer à la préparation du rapport de la section ; contribuer à l’examen et à la préparation du plan à moyen terme et de ses révisions ; examiner et contribuer à la finalisation des propositions budgétaires, en ce qui concerne les besoins en personnel de la section ; contrôler le respect du plan à moyen terme et d’autres mandats de la section ; recevoir, consigner et déterminer les besoins en ressources humaines de la section.
  • Recevoir, enregistrer et déterminer l’ordre de priorité de l’acheminement des documents pour examen et prise de décision par le chef de section.
  • Envoyer les documents traités aux demandeurs et assurer le suivi des demandes en suspens, notamment en envoyant des rappels aux entités concernées pour obtenir un retour d’information.
  • Préparer des projets de correspondance de bureau de routine, des mémos, des fiches d’acheminement pour signature et distribution, selon les besoins.
  • Envoyer les invitations aux participants de la réunion de la cellule de sécurité, de la réunion de sécurité intégrée et de la réunion de l’équipe de gestion de la sécurité.
  • Rédiger les fiches de suivi des réunions.
  • Préparer les formulaires de mouvement du personnel, les demandes de congé et de voyage, et assurer la liaison avec les sections concernées pour la mise en oeuvre.
  • Préparer les réunions avec les points focaux de sécurité des agences des Nations Unies concernant la sécurité de la mission.
  • Identifier et signaler les questions/problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent, quotidiennement, et recommander les actions appropriées.
  • Assurer la coordination quotidienne avec les unités de service et, le cas échéant, la liaison avec les membres de l’équipe interne, tant au sein de la mission que dans les antennes.
  • Créer des demandes de bons de commande dans le Shareportal pour les services de sécurité.
  • Créer des feuilles d’entrée de service dans Umoja pour le processus de paiement des factures de sécurité.
  • Assurer le suivi jusqu’au paiement final par le service financier.
  • Télécharger les factures de sécurité dans le système Sharepoint en vue de leur paiement ultérieur par les services financiers.
  • Mettre à jour les fiches d’information du contractant.
  • Remplir la fiche de retour d’information instantanée pour le paiement des factures de sécurité.
  • Familiariser le nouveau personnel avec les exigences du travail, les directives des Nations Unies et les procédures administratives applicables.
• Gestion des ressources humaines :
  • Suivi et mise à jour hebdomadaire de l’outil de suivi Excel de la section « Recrutement », fourniture d’orientations et de conseils.
  • Suivi régulier des nouvelles recrues, le cas échéant.
  • Sur une base hebdomadaire, préparer les actions du personnel par le biais des outils électroniques actuels de l’ONU, par exemple Umoja ; fournir des conseils et répondre aux questions générales sur les procédures et les processus de classification.
  • Fournir des informations et des conseils au personnel/consultants en ce qui concerne les conditions de service et de rémunération.
  • Contrôler régulièrement les tableaux d’effectifs qui lui sont attribués pour diverses activités liées aux ressources humaines, par exemple les nominations, les départs à la retraite, l’expiration des nominations, les réaffectations, les transferts et les mouvements de personnel.
  • Assurer la liaison avec la section des ressources humaines pour fournir des conseils et des réponses aux questions générales sur les procédures et les processus de classification ; fournir des informations et des conseils au personnel/consultants en ce qui concerne les conditions de service, les fonctions et les responsabilités, ainsi que les privilèges et les droits prévus par le règlement du personnel et le statut des fonctionnaires.
• Budget et finances :
  • Aider à la préparation et à l’élaboration du programme de travail et du budget du bureau ; aider au suivi du budget/programme de travail en ce qui concerne les différents budgets, fonds fiduciaires, subventions et autres fonds sur une base régulière, et enregistrer les réaffectations de ressources et mettre en oeuvre les réaffectations si nécessaire.
  • Recueillir des données à partir des bases de données pertinentes et participer à la préparation des rapports financiers ; contribuer à l’examen et à la préparation du plan à moyen terme et de ses révisions.
  • Examiner et aider à la finalisation des estimations de coûts et des propositions budgétaires, en termes de besoins en personnel et autres pour la mission, y compris les aspects programmatiques ; contrôler la conformité avec le plan à moyen terme et d’autres mandats législatifs ; aider les gestionnaires à élaborer les besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
  • Contrôler l’exécution du budget et les dépenses et enregistrer la réaffectation des fonds si nécessaire.
  • Examiner les demandes de services pour confirmer (a) que le code d’objet correct des dépenses a été imputé et (b) la disponibilité des fonds ; contrôler les ressources extrabudgétaires, conformément aux accords et aux plans de coûts, en accordant une attention particulière aux règlements et règles ainsi qu’aux politiques et procédures établies ; aider à la préparation des présentations relatives à l’exécution du budget.
  • Aider à la finalisation des rapports sur l’exécution du budget en accordant une attention particulière aux écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.

Compétences

• Professionnalisme : Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise ; souci de la prise en compte du principe de l’égalité des sexes et de la participation sur un pied d’égalité des hommes et des femmes à tous les domaines d’activité.
• Esprit d’équipe : Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation ; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui ; faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel ; accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre ; partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.
• Aptitude à planifier et à organiser : Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins ; prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu ; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Formation
Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est exigé.

Expérience professionnelle
Un minimum de cinq (5) ans d’expérience dans l’administration et le soutien administratif général ou dans un domaine connexe est requis.

Connaissances linguistiques
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour les postes annoncés, la maîtrise du français est requise, l’anglais est souhaité.

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