Assistant Administratif, USAID Promotion d’Etat de Droit,
République Démocratique du Congo

Description de l’entreprise :

MSI, une entreprise de Tetra Tech, est une société de conseil pour le développement international, situé dans la région métropolitaine de Washington, DC, USA, qui fournit des résultats à nos clients autour du monde depuis 40 ans. Notre expertise principale est dans les domaines du suivi et de l’évaluation (S&E), le développement institutionnel, la gestion du secteur public, la gouvernance, et l’anticorruption. MSI a mis en œuvre des projets dans 90 pays différents autour du monde, comme la Colombie, l’Indonésie, la Jordanie, le Kenya, le Mexique, le Nigeria, le Pakistan, la Syrie et l’Ukraine. Étant une des grandes entreprises du secteur, MSI a établi un partenariat avec des organisations à travers tous les domaines du développement internationale pour soutenir les clients varient de grands donateurs bilatéraux et multilatéraux, comme USAID, la Banque mondiale et le Programme des Nations Unies pour le développement. Nous travaillons également avec des gouvernements nationaux et locaux, des organisations non gouvernementales (ONG), des groupes de réflexion, des fondations, et des universités.
Pour plus de détails, visitez notre site www.msiworldwide.com.

Résumé du projet :

Ce Projet, Promotion de l’Etat de Droit, est un Programme de 5 ans financé par USAID/DRC, vise à établir la séparation constitutionnelle de la justice et du pouvoir en RDC. Ce Projet aidera le gouvernement de la République Démocratique du Congo (GRDC) à combattre la corruption et à promouvoir l’accès égal et équitable à la justice. De plus, ce projet s’efforce d’améliorer la perception et la confiance du publique dans le système judiciaire en 1) augmentant la transparence, la responsabilité, et l’intégrité du système judiciaire pour soutenir les efforts d’anticorruption de la RDC ; 2) en permettant à la société civile d’exiger l’engagement du GRDC dans la lutte pour la réforme et l’indépendance judiciaire ; et 3) en augmentant l’accès égal et équitable à la justice.

Résumé du poste :

L’assistant administratif fournira un soutien administratif et logistique général aux différentes équipes de PROLA. Ce poste relèvera directement du chef d’équipe des opérations et jouera un rôle crucial dans le maintien de flux de travail organisés et efficaces. Son rôle au sein de l’Equipe devra assurer un environnement de travail efficace, productif et sûr pour le personnel, les visiteurs, les prestataires de services, les fournisseurs, ainsi que les partenaires du Projet. L’Assistant (e) administratif (ve) travaillera très étroitement au sein de l’équipe d’administration et de finance sous la supervision directe du Chef d’Equipe d’Opérations.

Responsabilités :

Préparer la documentation sur les calculs pour les rémunérations des employés et les paiements des taxes applicables.
Traiter la documentation relative aux paiements des employés et aux fournisseurs locaux.
Vérifier et traiter les notes de frais de déplacement et la fracturation des consultants.
Assurer la tenue de la petite caisse du Projet (demande d’approvisionnement, livre de caisse, bons de paiement, pièces justificatives d’encaissement et de décaissement, comptage de cash, rapportage) suivant les directives du Manuel de politique et procédures de Tetra Tech / MSI
Faire le suivi des demandes de transferts bancaires pour les salaires des employés, les indemnités de licenciement, les paiements d’impôts et les paiements de la sécurité sociale (CNSS), les avances de fonds d’opérations de terrain, entre autres paiements.
Appuyer les trackers financiers + le scannage des documents financiers en temps opportun.
Gérer les contrats des employés et des consultants, y compris l’exécution des contrats des biens et services, les bons de commande y afférents, et d’autres.
Soutenir les processus d’accueil en fournissant un programme d’orientation et de formation pour les employés et les consultants pendant leur première semaine de travail.
Soutenir les questions administratives liées aux ressources humaines des employés et des consultants.
Soutenir la gestion des congés des employés et les processus d’enregistrement du temps des travail des employés.
Soutenir les activités administratives en organisant et en archivant l’information, et maintenir tous les documents pertinents.
Soutenir les processus de recrutement, y compris l’indication des avis de vacance en ligne, conformément à la législation du travail, les politiques et procédures de MSI, et aux règles de USAID. Il faut sélectionner les CVs ; Prévoir les entretiens des candidats potentiels ; et recueillir les documents nécessaires à l’approbation et la mise en place d’un Accord d’entente (AOU).
Coordonner la soumission de tous les documents d’arrêt des contrats du travail et l’interaction avec les autorités fiscales. Ces mesures sont prises pour assurer que MSI respecte les règles locales de fin de contrat et des processus d’indemnité de départ.
Soutenir les efforts d’approvisionnement du projet, y compris la sélection et les négociations avec les fournisseurs.
Vérifier chaque jour que le matériel informatique et électroménager, les meubles de bureau, et le matériel roulant fonctionnent normalement et mettre à jour le fichier d’inventaire y afférent.
Prendre les dispositions logistiques pour les voyages de terrain (titres de voyage, ordre de mission, pick up aéroport, transport et expédition des matériels et équipements du projet), et pour les réunions internes (invitations, réservation de salles de conférence, repas, fournitures, liste de présences, etc.) en assurant le suivi d’exécution des bons de commandes avec les fournisseurs sélectionnés ;
Assister dans les acquisitions tout en servant de point d’entrée du processus d’achat des biens et services (réception des réquisitions/demandes d’achat avec documentation de support pour collecte des signatures et approbations requises, collecte des cotations),
Assurer la gestion des crédits de communication et Internet du staff, la disponibilité et la gestion des stocks des consommables du bureau et carburants véhicule/moto/générateur (y compris le classement hebdomadaire des fiches d’utilisation journalière) et assister dans les inventaires (tagging, tracking, spot checks).
Participer aux réunions pour prendre des notes et identifier les actions a nécessaire au fonctionnement du bureau.
Maintenir les tableau et fichiers nécessaires. Effectuer toute autres taches établies par les besoins du projet.

Qualifications :

Un minimum de 5 ans d’expérience professionnelle dont au moins trois ans dans un poste similaire au sein d’une ONG internationale.
Licence en administration, en comptabilité, en finance, ou dans un domaine similaire requis.
Expérience avec l’utilisation des applications de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) QuickBooks est souhaitable.
Connaissance des règlementations d’approvisionnement du Gouvernement Américain (FAR) et de USAID est souhaitable.
Expérience professionnelle travaillant sur des projets financés par USAID est fortement préférée.
Compétences en prêtant attention aux détails, la priorisation, et l’organisation requis.
Compétences au niveau professionnel en communications orales et écrites anglaises, et une bonne connaissance des communications orales et écrites en français requis.

MSI est un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances qui valorise la diversité et l’inclusion. Nous nous efforçons de développer et de maintenir une culture qui honore les perspectives et les identités de nos employés, de nos communautés et de ceux qui sont touchés par notre travail.

Nous ne faisons aucune discrimination sur la base d’un attribut protégé, y compris la race, la religion, la couleur, l’origine nationale, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’expression de genre, l’âge, le statut matrimonial ou d’ancien combattant, la grossesse ou le handicap, ou toute autre base protégée par la loi applicable. Conformément à la loi applicable, nous prenons des mesures d’adaptation raisonnables pour les pratiques et croyances religieuses des candidats et des employés, ainsi que pour tout besoin en matière de santé mentale ou de handicap physique.

MSI est un employeur garantissant l’égalité des chances/action positive/Américains handicapés/anciens combattants.

Aménagements raisonnables :

MSI s’engage à embaucher une main-d’œuvre inclusive. Si vous souhaitez demander des aménagements raisonnables pendant le processus de demande, veuillez visiter la page d’assistance aux personnes handicapées de Tetra Tech. Notre équipe de recrutement est impatiente de s’engager dans un processus interactif pour fournir des aménagements raisonnables aux candidats.

Seuls les candidats qui ont été sélectionnés pour une entrevue seront contactés. Pas d’appels téléphoniques, s’il vous plaît.

Pour postuler :

Les candidat(e)s qualifié(e)s intéressé(e)s sont invité(e)s à soumettre leur Curriculum vitae (CV) avec au moins trois personnes de référence, et une lettre de motivation, et une copie de la Carte de Demandeur d’emploi pour les sans emploi au plus tard le 05 Juillet 2024 à 16h00 (heure de Kinshasa, RDC) par courriel à : [email protected], en précisant en objet ‘‘Assistant Administratif – PROLA’’ ou en allant sur le lien: https://tetratech.referrals.selectminds.com/msi/jobs/administrative-assistant-promoting-rule-of-law-activity-42866