DESCRIPTION DU POSTE

Org. Cadre et rapports

Ce poste est situé au sein de la Cellule d’analyse conjointe de la mission (JMAC) de la Mission de l’Organisation des Nations Unies pour la stabilisation en République démocratique du Congo (MONUSCO). L’assistant administratif sera basé à Kinshasa. L’assistant(e) administratif(ve) rendra compte au chef du JMAC par l’intermédiaire du chef adjoint du JMAC en poste à Kinshasa.

Responsabilités

Sous la supervision générale du chef de section, le titulaire du poste assumera les responsabilités suivantes :

Gestion des ressources humaines : – Effectuer diverses actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité de travail, par exemple le recrutement, l’affectation, la promotion, la réinstallation, l’évaluation des performances, l’examen de la classification des emplois, la séparation des membres du personnel, la formation, etc. Assurer la liaison avec l’administration centrale/les services exécutifs, le cas échéant. – Fournir des conseils et répondre aux questions d’ordre général sur les procédures et processus de classification. – Fournit des informations et des conseils au personnel/consultant en ce qui concerne les conditions de service, les tâches et les responsabilités, ainsi que les privilèges et les droits prévus par le règlement du personnel ; surveille les tableaux d’effectifs assignés pour diverses activités liées aux ressources humaines, par exemple les nominations, les départs à la retraite, l’expiration des nominations, les réaffectations, les transferts et les mouvements de personnel.

Budget et finances : – Aide à la préparation et à l’élaboration du programme de travail et du budget du bureau. – Participe au suivi du budget/programme de travail en ce qui concerne les divers budgets, fonds d’affectation spéciale, subventions et autres fonds sur une base régulière, et enregistre les réaffectations de ressources et met en œuvre les réaffectations si nécessaire ; recueille des données à partir des bases de données pertinentes et participe à la préparation des rapports financiers ; participe à l’examen et à la préparation du plan à moyen terme et de ses révisions ; Examiner et aider à la finalisation des estimations de coûts et des propositions budgétaires, en termes de besoins en personnel et autres pour la mission, y compris les aspects programmatiques ; contrôler la conformité avec le plan à moyen terme et d’autres mandats législatifs ; aider éventuellement les gestionnaires à élaborer les besoins en ressources pour les soumissions budgétaires. – Contrôler l’exécution du budget et les dépenses et enregistrer la réaffectation des fonds si nécessaire. – Examine les demandes de biens et de services pour confirmer (a) que les codes d’objets de dépenses corrects ont été imputés et (b) la disponibilité des fonds ; contrôle les ressources extrabudgétaires, conformément aux accords et aux plans de coûts, en accordant une attention particulière aux règlements et aux règles ainsi qu’aux politiques et procédures établies ; aide à la préparation des présentations sur l’exécution du budget ; aide à la finalisation des rapports sur l’exécution du budget, en accordant une attention particulière aux écarts entre les budgets approuvés et les dépenses effectives.

Administration générale – Fournit des orientations au personnel de la mission et/ou au personnel subordonné. Assurer une coordination régulière avec les unités de service et, le cas échéant, une liaison avec les membres de l’équipe interne, tant au sein de la mission que dans les antennes ; effectuer d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, voyages, contrats individuels de services, examen des plans des espaces physiques et aide à l’identification des besoins en matière de technologie de bureau, maintenance des équipements, des logiciels et des systèmes, organisation et coordination de séminaires, de conférences et de traductions).

Compétences

Professionnalisme : est fier de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, des délais et des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes ; prend la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et de garantir la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail. Travail d’équipe : Travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation ; sollicite des contributions en appréciant réellement les idées et l’expertise des autres ; est disposé à apprendre des autres ; place l’agenda de l’équipe avant son agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même si cette décision ne reflète pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la coresponsabilité des lacunes de l’équipe. Planification et organisation : Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les missions prioritaires ; ajuste les priorités si nécessaire ; alloue le temps et les ressources nécessaires à l’accomplissement du travail ; prévoit les risques et les éventualités lors de la planification ; contrôle et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps de manière efficiente.

Formation

• Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est exigé.
• Qualification spécifique à l’emploi
• Une formation technique en finance, budget, gestion des ressources humaines ou administration est souhaitable.
• Expérience professionnelle
• Un minimum de cinq (5) ans d’expérience à responsabilité croissante dans l’administration, la finance, le budget, la comptabilité, l’audit, les ressources humaines ou un domaine connexe est requis. De solides compétences informatiques, notamment en matière de traitement de texte et de feuilles de calcul, sont requises.
• Une connaissance spécifique des outils électroniques administratifs des Nations unies, tels qu’Umoja ou ERP, est souhaitable. Une bonne connaissance des dispositions relatives aux fonctions des règles, règlements, manuels et politiques des Nations unies est souhaitable. Une expérience de travail dans une agence des Nations unies à ce titre est souhaitable.

Langues de travail
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations unies. Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais et du français (tant à l’oral qu’à l’écrit) est requise.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien axé sur les compétences.

Date limite : 05 mai 2024

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