Description du poste

Position : Chargé/e des finances et de la logistique, basé/e à Kinshasa

Lieu : Kinshasa, RDC

Division : Afrique

Statut : Employé/e de nationalité Congolaise

À propos de la Fondation internationale pour les systèmes électoraux (IFES) : L’IFES fait progresser la démocratie pour un avenir meilleur. Nous travaillons avec la société civile, les institutions publiques et le secteur privé pour construire des démocraties résilientes qui profitent à tous. Notre assistance technique et notre recherche appliquée développent : des institutions électorales de confiance capables de mener des élections crédibles ; des institutions gouvernementales efficaces et responsables ; des processus civiques et politiques auxquels chacun peut participer en toute sécurité et sur un pied d’égalité ; des moyens innovants par lesquels la technologie et les données peuvent servir positivement les élections et la démocratie. Depuis 1987, l’IFES a travaillé dans plus de 145 pays avec des démocraties en développement aux démocraties matures.

Conformément à l’approche de l’IFES, une société est capable d’atteindre son plein potentiel dans un monde au sein duquel les personnes de tous les sexes sont pleinement engagées en tant que partenaires égaux dans leurs familles, dans leurs lieux de travail et leurs dans leurs communautés. Sur la base des normes internationales des droits de l’homme et des meilleures pratiques, l’IFES promeut la participation politique, la justice et l’égalité des droits dans le monde entier. L’IFES reflète ces valeurs dans sa programmation et sa culture d’entreprise.

Les membres de notre équipe constituent le plus grand atout de l’IFES. L’IFES offre des avantages et une rémunération compétitive ainsi que la possibilité de travailler dans un environnement dynamique et collaboratif. Chaque membre de l’équipe de l’IFES est responsable de la réalisation de la mission de l’IFES et de l’intégration des valeurs de l’IFES dans son travail quotidien (engagement envers l’excellence, communication efficace, haute qualité, responsabilité, travail d’équipe et collaboration).

Fonction / Objectif principal :

L’IFES recherche un(e) Chargé/e des finances et de la logistique pour ses programmes en cours en République démocratique du Congo (RDC). C’est un poste professionnel intermédiaire basé à Kinshasa. En tant que membre de l’équipe, il/elle fournira un soutien financier, opérationnel et logistique aux projets en cours et en développement.

Responsabilité du poste :

Sous la supervision du responsable des finances et des opérations et/ou de son représentant désigné, le/a chargé/e des finances et de la logistique sera chargé/e de :

• Aider à garantir que le bureau de pays se conforme aux lois, règles et réglementations de la RDC ainsi qu’aux politiques administratives, financières et comptables de l’organisation ;
• Remplir les exigences régulières de reporting des opérations comptables, logistiques et financières du bureau pays et prépare les documents pertinents, les budgets et les rapports comptables mensuels sous la supervision du responsable des finances et des opérations ;
• Effectuer toutes les tâches liées au traitement des factures, aux paiements, à la tenue des comptes fournisseurs et à l’enregistrement des transactions en veillant à ce que les transactions soient correctement autorisées conformément aux politiques et procédures de l’IFES et aux mécanismes de suivi des rapports financiers de l’USAID et du FCDO ;
• Effectue des transactions bancaires ;
•  Aider à Préparer les demandes mensuelles de virement bancaire du bureau extérieur ;
• Surveiller les flux de trésorerie dans la petite caisse et les comptes bancaires locaux et veiller à ce que les niveaux de trésorerie adéquats soient maintenus chaque mois pour le projet ;
• gérer la photocopie et la numérisation des rapports de dépenses sur le terrain et d’autres rapports ;
• Gérer la petite caisse ;
• Examine les rapports des frais de déplacement ;
• Aider à garantir que l’IFES se conforme aux lois et procédures nationales pertinentes relatives aux opérations du projet et à l’administration du bureau ;
• Préparer les budgets des événements ;
• Coordonner et diriger les processus d’approvisionnement sous la supervision du responsable des finances et des opérations et en collaboration avec le personnel du siège social, conformément aux politiques et procédures de l’IFES ;
• Dirige l’organisation de la logistique de voyage pour le personnel international, le personnel national et les participants aux événements ;
• Diriger la prise de dispositions pratiques et logistiques pour les événements de l’IFES conformément à la politique de l’IFES et assurer la liaison avec les points de contact en matière de sécurité, selon les besoins ;
• Tenir des registres/stocke toutes les fournitures de bureau ;
• Veiller à ce que tous les biens de l’organisation soient toujours conservés en toute sécurité et conserver un inventaire à jour de tous les actifs de l’organisation conformément aux exigences de l’USAID et du FCDO, le cas échéant ;
• Maintenir à jour les journaux de bord des véhicules des projets et gère l’approvisionnement en carburant ;
• Effectuer toute autre tâche demandée par la hiérarchie.

Formation :

Licence en administration des affaires, gestion/comptabilité ou équivalent.

Expérience :

• Au moins quatre (4) années d’expérience professionnelle en finances, administration et soutien logistique.
• Expérience dans la mise en œuvre de programmes auprès de multiples donateurs.
• A démontré des performances passées dans la mise en œuvre de programmes dans des délais serrés et dans un environnement opérationnel fluide.
• Expérience démontrée dans les programmes financés par l’USAID et le FCDO.
• Des compétences avérées en gestion financière, en approvisionnement et en logistique sont requises.

Compétences Techniques :

• Excellente connaissance de Microsoft Office (notamment MS Work, Excel et PowerPoint); 
• Excellentes compétences en communication orale et écrite en français ; 
• Capacité à rester organisé tout en gérant plusieurs tâches dans des délais serrés ;
• Capacité à accomplir des tâches avec une supervision minimale ;
• Capacité à prendre des initiatives et à proposer des solutions ;
• Volonté de respecter tous les principes de confidentialité ;
• Doit valoriser le travail dans un environnement collaboratif et coopératif ; et
• Capacité à faire preuve d’initiative, de bon jugement et de débrouillardise.

Compétences Linguistiques :

La maitrise du français et de l’anglais écrit et parlé est requise

Voyage :

Des déplacements occasionnels peuvent être nécessaires selon les besoins des programmes.

Exigences physiques/ Environnementales du travail :

Environnement de travail de bureau standard. Des aménagements raisonnables peuvent être faits pour permettre aux personnes handicapées d’exercer les fonctions essentielles de l’emploi.

Date limite de candidature

Toutes les candidatures doivent être reçues au plus tard le 15 octobre 2024 à 17h00 à l’adresse [email protected] pour être prises en compte.
La candidature doit inclure les documents suivants :

• Bref résumé (1-2 paragraphes) des expériences professionnelles passées et de l’alignement du/de la candidat/e avec le descriptif du poste et les qualifications requises pour le poste.
•  Curriculum vitae.
• Noms de deux (2) références qui peuvent confirmer les expériences de travail passées telles que décrites dans le CV du/de la candidat/e.