AVIS DE RECRUTEMENT N° 017/NOVEMBRE/2022

 Titre: Secrétaire de Direction

 Secteur: Administration
Lieu d’affectation: Kinshasa
Grade:  Mode de recrutement
Mode de recrutement: Externe

Superviseur: Directeur Pays
Date limite réception candidatures: 09/12/2022

1. Contexte et justification

Cordaid

Cordaid croit en un monde sans pauvreté et sans exclusion. Nous nous efforçons à rendre les sociétés justes et durables où chaque personne compte. C’est l’une des principales ONG aux Pays-Bas œuvrant en RDC, travaillant dans des contextes fragiles sur la santé, la résilience, les opportunités économiques, d’aide humanitaire et la sécurité et la justice.

Cordaid travaille dans une trentaine de pays d’Afrique, du Moyen-Orient et d’Asie. Cordaid a une longue histoire de travail en RDC, un pays touché par la guerre et les confits depuis des décennies. Au niveau international Cordaid travaille actuellement dans: la santé, rééducation, la sécurité et la justice, la résilience économique et dans une moindre mesure l’aide humanitaire.

Cordaid RDC travaille dans 24 des 26 provinces du pays. Il  a un bureau principal à Kinshasa, et 5 autres bureaux régionaux à Goma, Bukavu, Bunia, Uvira, Gemena, Lubumbashi, Gemena et Kananga et plus de 10 annexes à travers le pays.

Responsabilités et tâches:

Sous lo supervision du Directeur Pays (DP), la Secrétaire de Direction a la responsabilité de :

1. Assurer le traitement, le dispatching des correspondances internes et l’expédition des
   correspondances externes
   2. Suivre les correspondances par mail et les traiter sur instruction du DP;
   3. Archivage des correspondances, rapports et autres documents de référence;
   4. Assurer la préparation logistique des réunions internes et externes;
   5. Assurer le traitement, le dispatching des correspondances internes et d’expédition des
   correspondances externes; Rédiger les comptes rendus des réunions d’équipe, des réunions de
   management ou de toute autre réunion à la demande du DP;
   6. Suivre et coordonner les contacts et rendez-vous du DP et des membres du SLT/SMT;
   7. Etablir un répertoire électronique des partenaires et veiller à sa mise à jour;
   8. Participer ou représenter le DP à certaines réunions à la demande de ce dernier;
   9. Produire et envoyer les lettres d’invitation aux visiteurs venant de l’étranger
   10. En liaison avec I ‘Assistant logisticien et les Chauffeurs, suivre les réservations de vols internes et des hôtels pour les agents du Siège ou d’autres partenaires
   11. S’acquitter de toute autre tâche administrative utile au bon fonctionnement du bureau.
2. 12
   Rédiger les comptes rendus des réunions d’équipe, des réunions de management ou de toute autre réunion à la demande du DP;
   14. Suivre et coordonner les contacts et rendez-vous du DP et des membres du SLT/SMT;
   15. Etablir un répertoire électronique des partenaires et veiller à sa mise à jour ;
   16. Participer ou représenter le DP à certaines réunions à la demande de ce dernier;
   17. Produire et envoyer les lettres d’invitation aux visiteurs venant de étranger;
   18. En liaison avec l’Assistant Logisticien et les Chauffeurs, suivre les réservations de vols internes et des hôtels pour les agents du Siège ou d’autres partenaires;
   19. S’acquitter de toute autre tâche administrative utile au bon fonctionnement du bureau.

En collaboration avec le Gestionnaire des Ressources Humaines, la Secrétaire de Direction a la responsabilité de :

20. Finaliser les avis de recrutement et les faire publier;
    21. Assurer la gestion de la boite mail de réception des dossiers de candidatures;
    22. Imprimer les dossiers de candidature aux postes publiés et établir la liste des candidats;
    23. Appuyer le GRH dans le processus de recrutement: présélection des candidats, suivre la suite de la sélection jusqu’à la convocation des candidats sélectionnés et assurer le contact pour le test écrit et l’interview. Informer les candidats de la suite leur réservée à toutes les étapes de recrutements;
    24. Appuyer le GRH a toute autre täche administrative relevant de sa compétence.
    En collaboration avec la Chargée de Communication:
    25. Collecter, auprès du GRH, les nouvelles concernant le personnel (engagements, licenciements, démissions, événements heureux ou malheureux);
    26. Faire la relecture du Newsletter de Cordaid RDC.

II Engagement général

La Secrétaire de Direction s’engage:
à respecter le R.E., le Code de Conduite et les Politiques de Cordaid:
Politique sur la Sécurité et la Sûreté
Cadre d’intégrité;
Code de Conduite pour le staff et les partenaires ;
Politique de sauvegarde ;
Conflit d’intérêt;
Politique sur la fraude (corruption/Anti-corruption, détournement des biens et argents ;
Politique de lutte contre le terrorisme et blanchissement d’argent;
Politique de protection des lanceurs d’alertes ;
assurer de la mise en œuvre optimale de ces Politiques dans son cadre de travail.

La Secrétaire de Direction doit être disponible/fiexible pour effectuer toute autre tåche ponctuelle jugée utile par son supérieur direct ou par Cordaid.

Profil nécessaire

1) Diplôme universitaire en sciences administratives et secrétariat ou professionnalisation en
secréterait et technique de bureautique ou expérience significative prouvée;
2) Expériences: au moins 5 ans d’expérience dans des fonctions similaires de préférence avec une organisation internationale ;
3) Être capable de travailler dans un environnement international, multiculturel et dans des
situations stressantes, et être capable de manager plusieurs tâches à la fois
4) Avoir une excellente connaissance orale et écrite en français (indispensable)
5) Une bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit;
6) Avoir la maitrise des logiciels de gestion de base (Windows, Excel, Word, Powerpoint, Internet et autres applications informatiques (obligatoire);
7) Aptitude de bonnes relations de travail avec les partenaires et dans le bureau ;
8) Être orientée vers les résultats et prompte; bonne gestion des priorités
9) Personnalité dynamique, flexible et persévérante, dotée d’une bonne capacité d’écoute et d’un esprit d’initiative;
10) Avoir une capacité d’adaptation rapide dans le raisonnement et les actions, un esprit de synthèse et structurée;
11) Être de bonne moralité et intègre;
12) Bonne communicatrice, facilité d’expression et bon langage;
13) Sens de l’organisation et des responsabilités;
14) Ponctualité.

1. 
   Observation et appréciation

Le/la Secrétaire de Direction sera techniquement évalué (e) à la fin de chaque année par son
superviseur hiérarchique conformément à ses Termes de références.
Ce profil de poste fait partie intégrante du contrat.
VI. Procédure de soumission d’une candidature
Les candidatures sont adressées exclusivement au Directeur Pays l’adresse suivante avec en titre la
mention: SECRETAIRE DE DIRECTION, Suivie du numéro de l’avis de vacance de poste.

Les candidat.es postulent ligne en utilisant le lien suivant: https://www.cordaid-jobrdc.org/index.php?q=viewjob&search=4

La clôture de dépôt de candidatures est fixée au 09 décembre 2022
Les candidatures reçues après ce délai ne seront pas prises en compte. Seuls les candidats
sélectionnés seront avertis par mail ou par téléphone.
Le lieu du test et/ou entretiens est fonction du lieu de résidence du candidat.
Les dossiers des candidats (es) devront être complétés par les éléments suivants:

1. Une copie de la carte d’identité ou du passeport;
   2. Copies certifiées des diplômes
   3. Certificats /Attestations des services rendus;
   4. Attestation d’aptitude physique
   S. Trois personnes de référence professionnelle (noms, téléphones, adresses complètes)
   Pour les candidats présélectionnés, la procédure de sélection inclut un test écrit, une interview et la prise de contact avec les références fournies.