Logistics and Procurement Officer

IPAS est une organisation internationale à but non lucratif présente dans plus de 20 pays, dédiée à la santé et aux droits reproductifs. Le bureau IPAS RDC travaille en étroite collaboration avec les partenaires gouvernementaux et non gouvernementaux pour améliorer l'accès aux soins de santé reproductive à Kinshasa et en province.

IPAS s'engage fermement à offrir un environnement de travail exempt de toute forme de harcèlement et de discrimination. Elle recrute sans égard à la race, l'âge, le sexe, la religion, l'identité de genre ou toute autre caractéristique protégée par la loi.

Le/la chargé(e) de la logistique et des achats a pour mission d'apporter une assistance opérationnelle au personnel IPAS et aux partenaires gouvernementaux et non gouvernementaux impliqués dans la réalisation de la mission d'IPAS en RDC.

Il/elle organise la logistique pour chacune des activités à Kinshasa et en province, veille au strict respect des procédures d'achat, coordonne les processus de sélection des fournisseurs, l'élaboration des cahiers de charge, la contractualisation, la documentation, l'évaluation et la validation des services.

Il/elle s'assure qu'un système de documentation et d'archivage central des documents relatifs aux procédures logistiques et d'achats est effectivement opérationnel au sein du bureau IPAS, et veille à la sécurité et au bon fonctionnement des équipements informatiques de l'organisation.

Leadership & Stratégie

• Collaborer avec les équipes IPAS RDC et leur apporter des conseils techniques sur les SOPs, politiques d'achat, d'approvisionnement et de gestion logistique

Gestion financière & Risques

• Travailler sous la supervision du Senior Finance and Operations Advisor et collaborer avec toutes les unités du bureau-pays pour une gestion appropriée des achats et approvisionnements

Volet technique

• Organiser et participer aux comités d'achat IPAS RDC et en assurer le secrétariat
• Collaborer avec les fournisseurs et vendeurs extérieurs pour planifier et réaliser des événements hors centres
• Maintenir et mettre à jour la base de données des fournisseurs approuvés selon les retours sur performances
• Assurer la rédaction des contrats d'achat de biens et services et les soumettre pour validation
• Surveiller les contrats fournisseurs et initier le renouvellement ou changement avant les dates d'expiration
• Organiser les modalités de déplacements du personnel IPAS, traiter les notes de frais et soumettre la documentation
• Assurer les achats administratifs en tenant à jour le tracker des achats selon le manuel IPAS et/ou exigences des bailleurs
• Appuyer l'organisation des activités externes et internes (séminaires, ateliers, conférences) : restauration, location salle, hébergements
• Gérer les stocks de commodités et consommables, commande, réception, distribution et suivi au dernier kilomètre
• Assurer l'approvisionnement, supervision et gestion des stocks en équipements médicaux et non médicaux, conformément aux procédures prescrites
• Maintenir le registre des biens de valeur et assurer la mise à jour de l'inventaire des immobilisations
• Participer à la négociation des termes et conditions des contrats cadres de biens et services
• Conduire les processus de transfert de matériels et biens en provinces ou à l'étranger
• Organiser le partage d'expérience et leçons apprises avec le personnel IPAS et partenaires sur la chaîne d'approvisionnement
• Renforcer les capacités opérationnelles des partenaires d'implémentation
• Appliquer les normes sécuritaires les plus à jour et maintenir le contact avec les clusters de sécurité
• Assurer la fonctionnalité et la sécurité des équipements informatiques de l'organisation
• Assurer le suivi des travaux de construction et de réhabilitation

Mobilisation des ressources

• Fournir les informations relatives aux besoins en commodités et consommables à l'équipe de planification et mobilisation de ressources

• Diplôme universitaire ou équivalent en Sciences sociales, Gestion ou tout autre domaine connexe (Licence ou Master)
• 3 à 5 ans d'expérience en assistance logistique, de préférence au sein d'une ONG internationale
• Excellentes capacités de communication interpersonnelle et attention aux détails
• Excellentes compétences organisationnelles — dynamique, plein(e) de ressources et proactif(ve)
• Bonne collaboration avec les autres et aptitude à travailler dans un environnement multiculturel
• Capacité à coordonner plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais
• Maîtrise du français écrit et parlé ; anglais requis
• Excellentes compétences en informatique et maîtrise de Microsoft Office Suite
• Compréhension des procédures logistiques, d'achat et d'approvisionnement au sein du système de santé
• Connaissance de la logistique médicale (un atout fort)
• Expérience en planification et gestion logistique des organisations
• Formation en gestion logistique appréciée
• Disponibilité à voyager jusqu'à 20% au niveau national (déplacements régionaux ou internationaux occasionnels)