1. Contexte

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectectionnés /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.

2. Office/Unit/Project Description 

Le bureau de pays du PNUD en RDC a récemment reçu une demande du Gouvernement pour la mise en œuvre du programme PDL – 145T, dans le cadre de la modalité d’exécution directe, qui couvrira l’ensemble des territoires du pays. Dans son Plan National Stratégique de Développement (PNSD) 2019-2023, au Programme d’Actions du Gouvernement (PAG) 2021-2023 et au Programme Présidentiel Accéléré de lutte contre la Pauvreté et les Inégalités (PPA-LCPI), ce programme constitue la charpente centrale de l’action gouvernementale sur la période 2021-2023. 37. L’objectif global visé par le PDL-145T est de corriger les disparités de développement humain durable entre les milieux urbain et rural et de transformer les conditions de vie des populations en améliorant significativement l’offre de services socio-économiques de base dans l’ensemble des territoires ruraux de la RDC.

Au vu du volume des services généraux à gérer aussi bien à Kinshasa qu’à l’intérieur du pays au cours de ces deux prochaines années, le PNUD cherche à recutrer un(e) Associé(e) à l’administration (services généraux) pour gérer les tâches administratives du programme.

L’Associé(e) à l’administration travaille en étroite collaboration avec les équipes de programme et d’opérations dans le pays Office (CO), le personnel de projet et d’autres membres du personnel des agences des Nations Unies pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente.

3. Scope of Work

Sous la direction et la supervision de l’Analyste Administratif, l’Associé assure la gestion des opérations de transit, la régularisation des dossiers administratifs, la gestion du parc automobile du projet et les formalités de demande de visa.
Tâches spécifiques :

• Réceptionner des documents concernant les arrivages par frets aériens et maritimes de véhicules, de matériels et équipements, de médicaments et préparer des dossiers administratifs d’enlèvement et ordres de transit à l’intention des transitaires officiels et suivi des opérations des transitaires jusqu’à parfaire livraison des biens ;
• Préparer des dossiers administratifs des véhicules dès réception jusqu’à la production de la carte grise ;
• Préparer des dossiers administratifs concernant la mutation, le transfert, la vente ou la mise à la consommation des véhicules et biens du projet conformément aux règles et procédures de l’organisation et dans le respect de la législation du pays ;
• Etablir de différents types d’Attestations de destination : globale et spécifique et suivi des dossiers auprès des services concernés ;
• Suivre les demandes de cartes de séjour et de détaxation pour les fonctionnaires internationaux nouvellement affectés au pays ;
• Régularisation des papiers administratifs auprès du ministère des Affaires Etrangères pour les fonctionnaires quittant définitivement le pays ;
• Demande de visa de courtoisie auprès du MAEA et de visa auprès des Ambassades/Consulats ;
• Gestion du parc automobile ;
• Etablir périodiquement des fiches techniques par voiture et inventaire de tous les véhicules du projet ;
• Gérer la police d’assurance et renouvellement annuel des vignettes gratuites pour les véhicules du projet;
• Suivre des visites techniques des véhicules du projet ;
• Gérer les fournitures de bureau pour le projet ;
• ATLAS : Etablir des réquisitions, vendors et POs pour les opérations du projet ;
• Exerce d’autres fonctions selon les besoins.

Impact des résultats :

Les résultats clés ont un impact sur les performances du bureau en matière de fourniture de services.  La fiabilité de l’information bien préparée et documentée, sa diffusion, la fourniture à temps et appropriée des services assure la satisfaction du client.  Cela renforce la crédibilité du PNUD comme étant une organisation efficace et efficiente dans le domaine de fourniture de services.

4. Institutional Arrangement

Le/la titlaire du poste est placé(e) sous la supervisons du Spécialiste en Administration

5. Competencies

Cross-functional & Technical:

Core

Achieve Results:
LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline

Think Innovatively:
 LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements

Learn Continuously:     
LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback

Adapt with Agility:
 LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible

Act with Determination:
LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident

Engage and Partner:
LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships

Enable Diversity and Inclusion:
LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination

People Management

Partnership management         
Relationship management         
Ability to engage with a wide range of public and private partners, build, sustain and/or strengthen working relations, trust, and mutual understanding

Business Management
Risk Management         
Ability to identify and organize action around mitigating and proactively managing risk

Business Management
Resource Management
Ability to allocate and use resources in a strategic or tactical way in line with principles of accountability and integrity

Administration & Operations
Vehicle management
Knowledge of policy & procedures on fleet management

Travel contract management   
Knowledge of policy and procedures related to contract management, incl. oversight of the Long-Term Agreement (LTA) with the Travel Management Services (TMS) provider; UN airline agreement management covering all major and rail providers; ability to negotiate airline discounts

Management of shipments       
Knowledge of regulatory frameworks and processes related to management of shipments, including contracting of shipments for staff members who travel on initial appointment, reassignment, and repatriation

6. Minimum Qualifications of the Successful NPSA

Min. Education requirements  

• L’obtention d’un diplôme d’études secondaires est requise ou d’un autre diplôme équivalent.
• Un Administration ou domaine similaire est un avantage.

Min. years of relevant work experience

• Minimum 7 années d’expérience professionnelle dans le domaine de l’Administration.

• Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.). Expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le Web et de finances ERP, de préférence PeopleSoft.

Required skills

• • Aptitude à travailler sous pression et sous la contrainte des délais et des résultats en faisant preuve d’initiative, de dynamisme et de proactivité ;
  • Aptitude et intérêt à travailler en équipe dans un environnement multiculturel ;
  • Solides capacités d’expression écrite et orale et réelles aptitudes à formuler de façon claire et concise ses idées ;
  • Ouverture d’esprit et volonté de faire preuve d’adaptabilité et de souplesse dans les relations avec ses collègues ;
  • Pédagogie et désir de s’inscrire dans un cadre de transfert de compétences.

Required Language(s)   

6. • Parfaite maîtrise du Français écrit et parlé est exigée
   • Une bonne connaissance de l’anglais est souhaitée.
7. The following documents shall be required from the applicants:

a)           Personal CV or P11, indicating all past positions held and their main underlying functions, their durations (month/year), the qualifications, as well as the contact details (email and telephone number) of the Candidate, and at least three (3) the most recent professional references of previous supervisors. References may also include peers.

b)          A cover letter (maximum length: 1 page) indicating why the candidate considers him-/herself to be suitable for the position.

c)           Managers may ask (ad hoc) for any other materials relevant to pre-assessing the relevance of their experience, such as reports, presentations, publications, campaigns, or other materials.

Mentions légales

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Informations importantes pour les candidats

Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local.

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance.  Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Diversité de la main-d’œuvre

Le PNUD s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.

Scam warning

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.

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