Poste : Logisticien(ne)

Lieu d’affectation : Kinshasa, République démocratique du Congo
 Statut : Contrat national
Clôture des candidatures : 21 avril 2024
Entrée en fonction : dès que possible

Conditions

• CDD de 12 mois; renouvelable en fonction de la disponibilité des financements ;
• Salaire selon la grille salariale nationale et l’expérience du/de la candidat/e.

Notre organisation

Avocats Sans Frontières (ASF) est une organisation non gouvernementale internationale créée en Belgique en 1992. ASF soutient l’accès à la justice, la réalisation des droits
humains et la lutte contre les injustices dans les pays où les droits humains sont menacés. ASF a des bureaux en Ouganda, en Tunisie, au Maroc, au Niger, en République centrafricaine, et en République Démocratique du Congo. La coordination générale se fait à partir du bureau de Bruxelles. Pour plus d’information sur les activités d’ASF, veuillez consulter notre site : www.asf.be

Fonction générale

Le.a Logisticien.ne travaille sous la responsabilité directe du Coordinateur Administratif, Finances et Logistique (CAFL). Il.Elle est responsable de la bonne organisation et du bon fonctionnement de tous les aspects logistiques du bureau d’ASF à Kinshasa. Il. Elle supervise et encadre les chauffeurs de la base de Kinshasa. Il.elle travaille en étroite collaboration avec les Gestionnaires Administratif, Finances et Logistique (GAFL) des bureaux de terrain.

Responsabilités et Tâches

1. Gérer la chaine d’approvisionnement

Achats :

• Il.Elle appuie le CAFL dans la mise en œuvre et le respect des procédures d’achat ;
• Il.Elle travaille en collaboration étroite avec le demandeur des achats à forte spécificité technique et réalise les tests de conformité appropriés ;
• Il.Elle centralise et optimise le regroupement des achats ;
• Il.Elle assure la supervision de l’identification et le référencement de fournisseurs et dispose de cotations détaillées pour les achats récurrents ;
• Il.Elle assure la consolidation et la mise à jour de catalogue de prix de la mission pour les zones d’intervention de la mission, en collaboration avec les GAFL;
• Il.Elle assure la bonne gestion de l’archivage des dossiers d’achats.

Acheminements :

• Il.Elle planifie et supervise les acheminements et livraisons de matériels jusqu’à leur destination finale ;
• Il.Elle travaille en étroite collaboration avec le département logistique au siège pour l’acheminement des marchandises en provenance de l’étranger et dans la supervision du
  processus éventuel de dédouanement.

Stockage :

• Il.Elle est le garant de la bonne gestion et du suivi des stocks, selon les procédures et
  outils d’ASF ;
• Il. Elle s’assure que ces procédures et outils soient connus, compris et appliqués sur toutes les bases de la mission ;
• Il. Elle s’assure que les sites de stockage sont appropriés aux besoins de la mission et des marchandises à stocker (emplacement, aménagement, sécurité, salubrité…) ;
• Il.Elle organise les flux de marchandises, veille à la réception en qualité et en quantité des biens attendus, et réalise des contrôles physiques des marchandises stockées ;
• Il.Elle s’assure du bon référencement des documents de mouvements / transferts ;
• Il.Elle fait au CAFL les rapports de stocks sur une base mensuelle.

2. Gérer les équipements durables de la mission: informatiques, télécoms, énergie

• Il.Elle appuie le CAFL dans la définition de besoins techniques de la mission sur chaque base ;
• Il.Elle émet des recommandations techniques sur le choix des équipements informatiques, de télé/radiocommunication et d’approvisionnement en énergie;
• Il.Elle appuie le CAFL dans la validation du choix des fournisseurs pour l’achat de nouveaux équipements ;
• Il. Elle assure l’affectation des équipements, élabore les procédures d’utilisation et forme à leur manipulation ;
• Il.Elle assure le suivi des équipements (état, localisation, propriétaire/bailleur…) par la mise à jour régulière des outils de suivi (liste d’immobilier) et la tenue d’inventaires
  physiques;
• Il.Elle supervise l’installation des équipements et s’assure de leur bon fonctionnement, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires ;
• Il.Elle contrôle la consommation des équipements, le cas échéant, et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation.

3. Gérer le parc automobile de la mission

• Il.Elle définit les moyens de locomotion adaptés aux besoins des projets de la mission et assure le transport des visiteurs et personnel d’ASF en mission ;
• Il.Elle assure le suivi des véhicules (état, localisation, propriétaire/bailleur…) et la mise à jour régulière des outils de suivi ;
• Il.Elle s’assure du bon fonctionnement des véhicules, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires ;
• Il.Elle contrôle la consommation des véhicules et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation ;
• Il. Elle s’assure de la mise en place et du respect de plannings et d’outils de suivi de la gestion du carburant et de la maintenance (log books) ;
• Il. Elle veille en particulier aux questions de sécurité relatives à l’utilisation des véhicules (personnes autorisées, conditions particulières, équipements de sécurité…).

4. Assurer la circulation de l’information, la coordination et la représentation sur les questions logistiques

• Il.Elle assure une circulation efficace de l’information logistique aux équipes terrain, coordination et siège ;
• II.Elle assure la tenue du registre des contrats fournisseurs ;
• Il.Elle participe activement à la classification de la documentation logistique du bureau d’ASF en RDC ;
• Il. Elle rédige les rapports internes pour tout ce qui concerne la logistique de la mission ;
• Il. Elle participe à la gestion financière et administrative dans son domaine d’activités, et notamment vérifie la conformité des pièces comptables avec les procédures d’ASF notamment pour les dossiers d’achat;
• Il.Elle assure la bonne organisation logistique des activités organisées par ASF (préparation des ordres de mission, déplacements, recherche de salle, hébergement, restauration, matériels de formation…) ;
• Il. Elle effectue les réservations (MOP/ECHO/MONUSCO/UNHAS/VOLS COMMERCIAUX), demande de voyage et autres pour les voyages en interne et s’assure du bon déroulement du voyage et du transport par véhicule de l’aéroport à la destination ;
• Il.Elle effectue les réservations de chambres d’hôtel pour les visiteurs d’ASF et autres ;

5. Gestion d’équipe :

• Il.Elle réalise les évaluations et entretiens de performance du personnel national sous sa responsabilité directe ;
• Il. Elle établit le calendrier des congés du personnel sous sa responsabilité directe ;
• Il. Elle assure l’animation, accompagnement et encadrement de son équipe dans un cadre de dialogue ;

6. Divers

• Le.a Logisticien.ne effectue toutes autres tâches demandées par son superviseur direct et/ou le Directeur Pays en rapport avec ses activités.

Ce document est une base de travail, la liste des taches reprises ci-dessus n’est pas exhaustive et est sujette à des changements consécutifs à la diversité des activités d’ASF.

Profil :

Éducation :  Diplôme universitaire en Gestion, Administration, Management (ou
toute autre discipline similaire. Un master ou diplôme spécialisé en
gestion logistique d’interventions humanitaires ou de
développement (i.e. Bioforce ou similaire) est un atout majeur.

Expérience : Minimum 3 ans d’expérience professionnelle pertinente et avérée en gestion logistique (approvisionnement, gestion de stock, gestion de parc automobile, gestion des équipements) Expérience préalable en RDC est un atout. Expérience professionnelle avérée dans le milieu associatif, aide au développement, aide humanitaire (ONGI) est un atout majeur.

Savoir-faire: Production de documents techniques de qualité (plan d’achat, appel d’offre, rapport d’analyse logistique, etc). Bonne compréhension du cycle de projet. Excellente capacité de communication, à l’oral et à l’écrit (bonnes qualités rédactionnelles). Polyvalent, capable d’accomplir/suivre plusieurs taches en parallèle. Capacité à être réactif et à trouver des solutions innovantes face à des imprévus. Conduite automobile et maitrise du code de la route.

IT : Maitrise du paquet Office (Word, Excel, PPT) et autres outils bureaucratiques. Connaissances informatiques avancées est un atout.

Langues :  français indispensable, Connaissance de Lingala et/ou Swahili est essentiel.

Savoir-être : Fort sens de l’organisation, l’analyse, la planification et de la rigueur ; adaptabilité et précision. Très bon relationnel, sens de l’écoute. Proactivité, esprit d’équipe. Engagé.e et motivé.e pour les droits humains. Discrétion et honnêteté. Résistance au stress, gestion des situations d’urgence et réactivité.

Pour postuler

Merci d’envoyer les dossiers complet à [email protected] au plus tard le 21 avril 2024, en précisant «Logisticien Kinshasa» en objet :

• Un CV (3 pages maximum)
• Une lettre de motivation (1 page maximum)
• Les contacts de 3 personnes de référence (supérieurs hiérarchiques)

Veuillez noter que les dossiers incomplets ne seront pas considérés.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

ASF se réserve le droit de clôturer le recrutement avant la date limite de dépôt des candidatures.
Pour des raisons de ressources humaines limitées, seuls les candidats présélectionnés seront contactés
ASF ne sollicite aucun frais lors du processus de recrutement. Si vous êtes invité à payer des frais à
n’importe quelle étape du recrutement, veuillez contacter : [email protected]. 

Fait à Kinshasa, le 9 avril 2024
Pour Avocats sans Frontières